Introdução ao Trello: significado, funcionamento e os recursos mais importantes

Para compreendermos a importância do Trello, vamos conhecer a história de Ana, que já executou alguns projetos de forma individual, mas agora foi contratada pela empresa ByteTech para trabalhar em equipe. Ana possui algumas dúvidas sobre como dividir as tarefas de um projeto, estabelecer prazos, atribuir responsabilidades e priorizar as atividades mais relevantes.

Enquanto buscavam por ferramentas que aumentassem a produtividade, a equipe de Ana descobriu o Trello. Eles constataram que essa ferramenta pode ser utilizada para facilitar a gestão de projetos, otimizar o fluxo de informações e a administração dos negócios. Com isso em mente, para auxiliar Ana e sua equipe, proponho explorarmos mais a fundo essa solução e compreender os benefícios de sua implementação.

Apresentando o Trello: entendendo a plataforma

O Trello é uma solução que disponibiliza um plano gratuito para gerenciar desde nossas atividades individuais até demandas coletivas de uma equipe. Ele nos permite criar painéis com listas e adicionar neles cartões – ou cards, como costumamos chamá-los no cotidiano – contendo elementos e tarefas, úteis para coordenar atividades específicas para um determinado grupo de pessoas

Funcionamento dos painéis no Trello e o Método Kanban

No painel do Trello, encontramos as seguintes colunas, ou estágios das atividades:

• Lista de Pendências;
• A fazer;
• Em progresso;
• Concluído.

Essa divisão contribui para uma gestão visual, facilitando o acompanhamento das tarefas por meio de cartões móveis que contêm a descrição de cada atividade e o progresso do projeto.

Dessa forma, se um membro da equipe de Ana selecionar uma atividade para realizar, essa pessoa deve mover o cartão, seguindo o fluxo de trabalho do Método Kanban.

O cartão começa na lista de Pendências e, à medida que é atualizado, passa pelas listas de A fazer, Em progresso e, por fim, Concluído. Essa é uma maneira de monitorar o progresso do fluxo de atividades e suas respectivas informações.

Quais as vantagens do Trello?

Uma grande qualidade da ferramenta para o trabalho colaborativo são as atualizações em tempo real. Portanto, se a Ana realizar uma mudança no painel, todos os outros membros poderão acompanhá-la simultaneamente. Tudo isso pode ser realizado apenas visualizando o painel, que oferece um resumo do progresso do projeto. Cada cartão também registra o histórico de alterações feitas pelos membros.

Além disso, o Trello possui muitas funcionalidades para organização, como o uso de datas, notificações e lembretes em cartões de atividades, etiquetas, adição de membros, listas de verificação e power-ups.

Outra vantagem significativa é sua versatilidade, podendo ser aplicado em diversas situações, não se limitando apenas ao caso da Ana e sua equipe. Dessa forma, cabe a você decidir quais funcionalidades são mais relevantes para o seu dia a dia.

Recursos do Trello

1. Datas, lembretes e notificações

Por lidar constantemente com prazos, é importante para a equipe de Ana ter uma visão clara do que está aguardando, em andamento e concluído. Isso ajuda a evitar atrasos que prejudiquem a equipe após uma determinada tarefa.

O Trello possibilita definir uma data de início e uma data de conclusão para cada tarefa, além de configurar lembretes para os membros sobre os prazos das atividades.

2. Marcadores

Com o Trello, é possível adicionar marcadores para categorizar as tarefas criadas. Esses marcadores podem ter diferentes nomes e cores, auxiliando na organização de suas atividades.

3. Membros

A equipe de Ana trabalha com uma divisão de tarefas por pessoa. No Trello, utilizando a função de Membros, é possível atribuir uma atividade específica a uma ou mais pessoas.

Quando um membro, como Ana, é adicionado a um cartão, ele também recebe notificações por e-mail ou pelo aplicativo móvel do Trello sobre quaisquer alterações feitas no cartão, servindo para acompanhar o progresso da tarefa, especialmente quando ela é compartilhada com outros membros.

4. Listas de verificação

As listas de verificação são usadas quando a equipe de Ana precisa detalhar os passos de uma tarefa e/ou sequências de ações que precisam ser marcadas como concluídas. Por exemplo, na produção de um artigo, essa tarefa pode ser dividida em três partes: criação, revisão e publicação. Cada item é uma parte a ser concluída no checklist. O Trello também permite a criação de várias listas no mesmo cartão. 

5. Power-Ups

Outro recurso do Trello são os Power-Ups, que integram diferentes ferramentas em um único lugar, neste caso, o Trello. As ferramentas que a equipe de Ana já usava separadamente, como calendários, cronômetros, agendas, contadores, entre outros, agora estão disponíveis e tornam o trabalho muito mais fluído.

Também é possível escolher quais e quantos Power-Ups adicionar. Alguns exemplos de atividades relacionadas à equipe de Ana, são:

• Criar um calendário para visualizar todas as datas de entrega dos seus cartões;
• Exibir e anexar arquivos do Google Drive;
• Realizar votações nos cartões em tempo real;
• Automatizar tarefas;
• Adicionar detalhes visuais para personalizar os painéis;
• E muito mais!

Outras características interessantes

Compartilhamento de arquivos

O Trello oferece a vantagem de aceitar diferentes tipos de anexos, permitindo que você disponibilize no cartão da sua tarefa diversos documentos em vários formatos, como PDF, MP4, PNG, entre outros. Dessa forma, todos os membros da equipe podem visualizar os documentos relacionados ao projeto em que você está trabalhando.

O limite de armazenamento varia conforme o plano utilizado. Consulte as informações sobre os planos disponíveis no Trello, incluindo preços e permissões.

Comentários

Através dos comentários dentro de cada cartão, as ações podem ser documentadas, evitando a perda de informações importantes sobre o projeto.

Menções

As menções são úteis para chamar a atenção de um membro ou grupo específico. Ao utilizar o caractere “@” seguido do nome de usuário, o membro recebe uma notificação para aquele local. No Trello, você pode fazer menções nos cartões, listas de verificação e comentários.

Filtros e atalhos

Os filtros são ferramentas úteis para consultar cartões no Trello, permitindo que você verifique rapidamente os cartões relacionados a palavras-chave específicas, membros, datas de entrega, etiquetas e muito mais.

O Trello também oferece atalhos que facilitam o uso de filtros de cartões e outras ações.

Conclusão

Neste artigo, você aprendeu um pouco sobre como o Trello pode ajudar no trabalho de desenvolvedores, como Ana, e também descobriu recursos poderosos para dividir tarefas em um projeto, estabelecer prazos, delegar responsabilidades e priorizar o que é mais importante em equipe.

Além disso, também vimos que o Trello pode ser aplicado em diferentes contextos e situações, devido à ampla gama de funcionalidades disponíveis e à flexibilidade operacional, que pode auxiliar no dia a dia tanto de indivíduos quanto de projetos de trabalho como um todo, tanto na revisão como na publicação. Cada parte seria um item a ser marcado na lista de verificação.