Como priorizar tarefas no trabalho? Aprenda com 6 dicas simples

Quem é que nunca se encontrou perdido no meio de tantas atividades? Veja como priorizar tarefas e facilitar a sua vida pessoal e profissional.

Autor: Redação Impacta

No ambiente profissional, existem diversas demandas que devem ser atendidas ao longo de todo o período de um dia. Diante de tantas atividades e responsabilidades, é comum ter a sensação de falta de tempo. No entanto, contando com um bom planejamento e priorizando o que é, de fato, importante, torna-se muito mais simples cumprir com os prazos e delimitar o que deve ser feito.
Para isso, existem algumas ferramentas de produtividade bastante úteis que prometem ajudar na otimização do tempo. Tais recursos possibilitam uma melhor organização dos compromissos diários e ainda contribuem para que o máximo de pendências sejam atendidas dentro de um prazo específico. Dessa forma, as chances de ser impactado por momentos de distração diminuem significativamente, fazendo com que a pessoa priorize o que deve ser atendido ou não de maneira urgente.
Além de tudo isso, você deve ter em mente de que definir metas e saber aonde quer chegar pode auxiliar enormemente no cumprimento das tarefas, uma vez que estará mais focado e determinado para ir atrás do que deseja. Um bom começo, nesse caso, é ser mais específico e identificar os passos que precisam ser tomados para conquistar os seus objetivos. 
Assim, é fundamental planejar com antecedência as suas ações e conseguir organizar, de maneira efetiva, todas as suas demandas de trabalho. Está preparado? Separamos, a seguir, 6 dicas práticas e simples para que você priorize adequadamente todas as suas obrigações e não deixe nada para trás. Acompanhe!

1. Faça um brainstorming antes de priorizar as tarefas

Brainstorming é um método muito utilizado para estimular a criatividade, sendo extremamente útil na arte de gerenciar e organizar as tarefas. Ele funciona por meio de lembretes e observações que a pessoa elabora de acordo com as suas atividades e projetos. O objetivo é anotar tudo o que deve ser feito dentro de um tempo específico.
Com isso, você pode começar fazendo alguns mapas mentais ou, até mesmo, diagramas intuitivos e lógicos com o planejamento semanal e diário, contendo todas as ações que devem ser continuadas ou iniciadas. É recomendável, também, fazer o brainstorming antes mesmo de priorizar as suas tarefas, pois assim você já saberá o que deve ser realizado e concluído. 

2. Classifique as tarefas em ordem de importância 

O segundo passo é classificar adequadamente as atividades, de preferência separando-as por natureza ou importância. Quer um exemplo? Algumas tarefas podem ser mais urgentes e, consequentemente, exigirão menos tempo para serem atendidas, enquanto outras podem ser feitas em algum outro momento. Para isso, é preciso pensar em uma distribuição estratégica para que cada ação seja realizada com qualidade e dentro do prazo especificado.

Do mesmo modo, para manter a organização ainda melhor, classifique também as tarefas menos importantes e pouco urgentes, fazendo com que elas tenham o momento certo para serem executadas em seu planejamento. Isso evita, principalmente, a procrastinação e, sobretudo, distrações que podem atrapalhar os seus planos.

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3. Faça um cronograma de entregas 

Após a categorização de todas as suas atividades, o próximo passo é elaborar um cronograma de entregas contendo prazos e horários. Ao criá-lo, considere os mapas mentais e os diagramas previamente feitos. Com isso, é possível ter uma noção mais ampla de quanto tempo será necessário dedicar-se para executar e cumprir cada tarefa. 
No cronograma, é preciso considerar também quais são os períodos do dia em que você se sente mais produtivo e ágil para lidar com determinadas demandas, por exemplo, pela manhã, tarde ou noite. Isso dará uma motivação extra para cumprir com o seu calendário, uma vez que você saberá em qual momento consegue extrair o máximo de seu potencial.

4. Não sobrecarregue sua rotina

Outra dica fundamental é evitar, ao máximo, sobrecarregar o seu dia a dia com uma infinidade de tarefas a serem concluídas. Até porque, você tenderá a ficar mais estressado e ansioso, atrapalhando todo o seu planejamento de trabalho. Portanto, procure observar o quanto é capaz de produzir cotidianamente, sem delegar atividades em excesso que possam atrapalhar o seu desempenho.
Com isso, será possível ter melhores resultados e cumprir com as responsabilidades de maneira muito mais tranquila e prazerosa, sem sentir-se esgotado diante de tantos compromissos na rotina. Isso, inclusive, nos leva ao próximo tópico.

5. Aprenda a dizer não

Você já se viu em uma situação em que se sentiu obrigado a comparecer a um evento só porque um amigo querido convidou? Muitas vezes, mesmo com a agenda cheia de compromissos importantes, temos dificuldade de dizer não para algumas oportunidades. Essa prática não ajuda em nada quando colocamos em jogo a nossa produtividade.
Então, além de selecionar as tarefas urgentes para serem realizadas primeiro e não sobrecarregar a sua rotina, comece a pensar em longo prazo. Se já sabe que não terá tempo para mais uma atividade, agradeça o convite e diga não. Tenha a certeza de que seus amigos ou colegas vão compreender!

6. Use a tecnologia a seu favor

Algumas ferramentas digitais são extremamente valiosas para aumentar a produtividade e otimizar, da melhor forma, o tempo despendido para as tarefas. Elas ajudam até mesmo quem tem dificuldade em listar as obrigações diárias, apresentando praticidade e simplicidade ao serem manuseadas.
É o caso do Trello e do Google Calendar, dois aplicativos que têm uma metodologia ágil e eficaz para organizar todas as atividades cotidianas. Tais recursos permitem criar listas, colocar lembretes, editar detalhes, além de programar prazos de execução e entrega. 
De fato, contar com o auxílio da tecnologia pode ser um grande diferencial nesse momento, pois ela possibilita que a pessoa não se perca diante de tantas responsabilidades. Isso sem falar que ainda promove o hábito de estar constantemente atualizado de seu planejamento pessoal e profissional.
Agora que você já sabe como priorizar tarefas, certamente será muito mais simples conseguir organizar o seu tempo para cumprir com todas as atividades cotidianas, não é mesmo? Lembre-se de considerar o auxílio da tecnologia, pois ela é capaz de oferecer recursos úteis para ajudar você a apresentar resultados cada vez melhores!
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