Metodologia PDCA: controle e melhoria de processos!

O ciclo PDCA é, tanto uma ferramenta de gestão que tem objetivo dividir processos em quatro etapas: planejamento, execução, verificação e ação.(...)

Autor: Redação Impacta

Gerenciar os processos para alcançar um objetivo em uma empresa é administrar uma série de fatores e variáveis ao mesmo tempo. Nesse sentido, é fundamental dividir as tarefas por fases, como na metodologia PDCA, para tornar o trabalho mais claro e organizado em cada momento. Da mesma forma, a equipe deve sempre monitorar tudo para descobrir erros e traçar estratégias a fim de ajustá-los em tempo.
Por essa razão, todo gestor ou aspirante à função precisa dominar o PDCA, que consiste em quatro etapas principais na concepção de um projeto. Trata-se de um conceito antigo, mas que é extremamente relevante atualmente, pois combina perfeitamente com os ideais dos métodos ágeis e estimula melhorias contínuas. 
Se quiser aprender tudo o que deve saber sobre gerenciar atividades e projetos com essa metodologia, a fim de se preparar melhor para as demandas do mercado, não deixe de acompanhar atentamente todos os tópicos a seguir. 

   O que é o ciclo PDCA?

PDCA é uma ferramenta de gestão e um framework que busca dividir os processos inteiros em quatro etapas cíclicas. É uma metodologia concentrada em Plan (planejamento), Do (execução), Check (verificação) e Action (ação). Assim, é possível melhorar operações, projetos, produtos e serviços, de uma maneira mais organizada e transparente.
Inicialmente, o PDCA buscava resolver uma deficiência na mentalidade de muitos arquitetos de projetos e gerentes: enxergar o planejamento como uma fase de documentação apenas, feita uma vez e sem tanta relevância.
Nesse framework, a ideia de planejar é essencial para o sucesso de todo o projeto, por isso, essa etapa ganha uma série de subprocessos importantes, como veremos mais adiante neste artigo.
A metodologia busca esclarecer alguns pontos relevantes ao permitir uma compreensão profunda dos processos e dos problemas que eles tentam resolver. Ou seja, o ideal, segundo esse método, é tentar entender as causas dos cenários atuais, com foco nelas, e menos ênfase em possíveis consequências.
Para acelerar operações e reduzir as principais dores que os times enfrentam, como prazos ruins e estimativas de recursos mal feitas, essa estratégia estimula o planejamento contínuo, que ocorre mais de uma vez e suporta possíveis mudanças, crises e incidentes.
Ou seja, é fundamental não somente executar as fases, como também planejá-las com antecedência. Assim, é possível obter maior controle sobre tudo, o que facilita o trabalho do gestor. 
O PDCA orienta as empresas a dedicarem um bom tempo em tarefas mais simples, porém muito relevantes, como escolha da metodologia de projeto e das soluções para avaliação dos resultados. Isso torna os processos mais fluidos, já que as equipes seguem um roteiro já definido.

  • Adaptação à modernidade

O ciclo se adapta bem à modernidade, com os pilares das metodologias ágeis. Afinal, ele também prepara as companhias para mudanças contínuas, com maior foco em comunicação, aperfeiçoamento dos procedimentos de trabalho, monitoramento e personalização. Também é muito similar com abordagens como a metodologia Scrum.
Com sua adoção, as organizações se adaptam bem às demandas dinâmicas dos tempos atuais, com uma análise de dados mais inteligentes para perceber possíveis riscos e contorná-los, por exemplo.

  • Princípios

Além do significado das siglas, o PDCA também foi fincado em alguns conceitos e filosofias que guiam as empresas que aplicam o framework. Um deles é a identificação dos pontos fracos das companhias e dos transtornos que desencadearam os problemas principais.
Como falamos, é um método muito focado em causas e em identificar os pontos mais falhos, estruturando processos em cima disso.
É preciso também definir o nível de dificuldade, o que ajuda a estabelecer prioridades e entender o esforço que será necessário para alcançar os resultados. Desse modo, o gerente consegue realizar melhores estimativas de recursos, prazos e custos, bem como começar a conceber o projeto de fato. 
Em seguida, é importante elaborar diversas soluções para o problema proposto e discutir a viabilidade delas. Nesse ponto, a empresa deve se esforçar para encontrar diversas linhas de raciocínio que levem a um resultado que solucione as necessidades e supere as dificuldades identificadas. 
Posteriormente, é preciso avaliar e analisar o que realmente funciona, ou seja, entender o que é efetivo, com dados e métodos adequados. 

   Quando surgiu a metodologia PDCA?

Apesar da ferramenta estar bem alinhada com ideais modernos, ela foi criada há muito tempo. A primeira versão foi idealizada nos anos 1920, por um físico chamado Walter A. Shewhart. Inicialmente, era voltada para o controle de qualidade da indústria. Além disso, foi elaborada com base no método científico, que também se separa em fases: hipótese, experimentação e avaliação
Assim como na ciência, a ideia era transmitir um mindset mais organizado e segmentado para a gestão de processos, objetivos e projetos, de modo a otimizar a produtividade, eficiência e diminuir erros. Da mesma forma, o objetivo era garantir uma certeza maior em cada ação e consistência nos resultados.
Desse modo, o PDCA foi chamado de ciclo de Shewhart por bastante tempo. Nos anos 50, entretanto, ganhou uma versão mundial e foi popularizado para diversos tipos de negócio, por William Edwards Deming. Com isso, passou a se chamar ciclo de Deming também. 

   PDSA

O termo evoluiu e sofreu uma pequena alteração com o passar do tempo: foi de PDCA para PDSA, com a diferença na terceira letra, que deixa de ser “Check” (verificar) para ser “Study” (estudar).
A proposta com essa mudança é enfatizar esse terceiro momento e dar a ideia de mais profundidade nessas avaliações: é necessário estudar o que foi feito a fim de obter respostas sólidas. Vamos entender melhor as diferenças quando analisarmos o que cada letra significa. 

   Quando fazer o ciclo PDCA nas empresas?

Uma das características mais interessantes desse framework de gestão é justamente a sua versatilidade. Ele pode ser aplicado para atividades e operações globais em uma empresa, a fim de estimular a melhoria contínua e gerar um controle mais preciso. 
Da mesma forma, é usado para planejamento estratégico, de modo a permitir que as companhias alcancem seus objetivos. Outro exemplo é a aplicação em projetos específicos, com começo, meio e fim.
Caso seja implantado para um projeto, o ideal é repetir até que os objetivos sejam cumpridos, com uma certa preocupação com os prazos para entrega. Já no escopo maior, a iteração pode ser feita diversas vezes, sem um prazo definido.
Assim, chegamos à resposta da pergunta que originou o tópico. O ciclo deve ser feito toda vez que a empresa notar um problema mais complexo e desejar uma solução eficiente ou identificar uma atividade que pode ser melhorada. Afinal, como vimos, a solução PDCA conta com uma estrutura que permite analisar profundamente uma situação e extrair possíveis estratégias de contingência.
Da mesma forma, é interessante usar essa ferramenta em projetos fechados, com o propósito de alcançar os objetivos da melhor maneira possível. Principalmente, se já houve problemas e incidentes com aquele projeto, e a empresa deseja reparar o que está incorreto sem gastar desnecessariamente. 

   Quais as etapas do ciclo PDCA?

Vamos, então, conhecer as principais fases que marcam a metodologia PDCA e dão o nome da abordagem. São elas: 

  • Planejamento (Plan)

A primeira fase é também a mais complexa. Um bom planejamento define o sucesso de todas as outras fases, já uma preparação mal feita vai fazer com que a empresa perca tempo tendo que voltar para reparar problemas. Por isso, um bom gestor deve realizar uma primeira etapa de maneira impecável.
Nesse momento, é fundamental identificar as condições atuais do negócio que envolvem o contratempo a ser resolvido. É preciso identificar o problema em si, analisar seu histórico e seus impactos.
Afinal, isso serve de base para a definição de objetivos e metas, o que é feito nessa etapa também. Da mesma forma, o planejamento é a hora de escolher as metodologias de trabalho e os indicadores que serão acompanhados e utilizados para mensurar processos e resultados.
Além disso, é necessário preparar e elencar uma equipe para lidar com o projeto, bem como estimar recursos, custos e prazos, como em qualquer outra abordagem de gerenciamento de projetos.
Contudo, o principal objetivo dessa etapa é a criação do plano de ação. Para isso, é preciso estabelecer as causas mais prováveis para o problema e analisá-las. Com essas informações, a empresa deverá finalmente desenvolver o plano, com estratégias a fim de eliminar essas causas e reparar os transtornos. 
O plano de ação deve representar:

  • quais serão essas ações;
  • o prazo de execução delas;
  • o responsável;
  • a qual setor essas atividades se referem;
  • o passo a passo da ação;
  • o impacto financeiro dela.

A metodologia principal a ser usada é a 5W2H, que estabelece diversas perguntas: por que, o quê, quando, quem, onde, como e quanto. A sigla vem destes mesmos termos em inglês. 
Dentre as ferramentas para essa fase, estão também:

  • os 5 porquês, que levam ao questionamento constante acerca do estado da empresa, dos problemas e das raízes deles;
  • o brainstorming, que consiste em uma reunião com abertura para sugestões e ideias livres, que só serão editadas e estruturadas posteriormente.
  • Execução (Do)

Depois da definição do plano de ação e de todas as outras tarefas do planejamento, é hora de começar a executar esse plano. Contudo, antes de realmente iniciar, é necessário treinar e habilitar a equipe. Isso vai garantir que os envolvidos estejam alinhados e conectados para trazer o melhor resultado possível. Também previne erros no meio do processo e falhas específicas de comunicação.
Então, a empresa pode seguir com o plano em prática, sempre lembrando de registrar tudo o que acontece, monitorar o status das atividades e coletar dados que serão importantes para a próxima fase. No caso de projetos com stakeholders, é sempre bom buscar a colaboração e o envolvimento deles também.

  • Verificação (Check)

A verificação começa usando os indicadores definidos no planejamento e mensurados na execução. Essa fase pode iniciar depois da segunda etapa ou até mesmo durante a mesma. Afinal, o seu objetivo é analisar se existem falhas nos processos e nos resultados, sempre comparando o atual com o que foi planejado. 
Isso que dizer que essa é a etapa de monitoramento da execução, que busca verificar o que pode ser ajustado para o próximo ciclo. O impacto financeiro, o uso dos recursos e os prazos — todos esses fatores são avaliados em busca de uma resposta. Até mesmo se analisa o sucesso da própria metodologia e das ferramentas utilizadas em apoio.

  • Ação (Action)

Na etapa de ajuste ou ação, a empresa deve decidir o que fazer com que o foi analisado e coletado na verificação. Se o planejamento foi seguido corretamente, o ideal é padronizar e documentar a forma como tudo foi feito, de modo a replicar os acertos e gerar consistência para as próximas vezes. 
Caso o planejamento tenha sido insuficiente ou o projeto tenha tomado outro caminho, é preciso agir para resolver os problemas e retomar a estabilidade do processo no próximo ciclo. Para padronizar as operações que deram certo, o gerente pode usar um POP (Procedimento Operacional Padrão), o que ajuda a garantir o controle de qualidade com formas estabelecidas de resolver uma situação. 

   Como o ciclo auxilia no planejamento estratégico das empresas?

O planejamento estratégico é o que se concentra em objetivos e metas a serem cumpridas. Como vimos, o PDCA pode ser aplicado para esse fim, portanto, o ciclo é crucial para otimizar esse tipo de planejamento.
Um dos pontos relevantes nessa relação é a clareza. Afinal de contas, tudo é muito organizado nas quatro etapas dessa metodologia — todos sabem o que fazer e seguem um roteiro bem especificado, logo, os aspectos fundamentais são bem mais transparentes para os envolvidos. Os objetivos e metas são analisados e definidos com cuidado para que a companhia saiba como alcançar o que pretende.
A qualidade dessas metas é outro aspecto interessante. Estamos falando de objetivos que seguem padrões da metodologia SMART, em que eles devem ser:

  • específicos;
  • mensuráveis;
  • alcançáveis;
  • relevantes;
  • temporais.

Em outras palavras, há um cuidado no estabelecimento dessas metas para que elas sejam claras, simples de medir, importantes para o contexto e fáceis de alcançar em um período específico. 
Além disso, o ciclo PDCA oferece uma visão ampla de projetos e dos processos internos, de uma forma que ajuda na evolução deles e na melhoria contínua. As iterações também são fundamentais para solucionar problemas por vez, o que auxilia a empresa a focar em objetivos específicos em cada momento. 

   Como implementar o PDCA na empresa?

Diante do que já falamos sobre essa estratégia, é preciso, então, entender o que é necessário fazer para implementá-la. Vamos explorar esses elementos a seguir.
O primeiro fator é treinar os colaboradores acerca da metodologia. Antes de começar a usar a abordagem, é importante alinhar os membros sobre o conceito e suas etapas, bem como as responsabilidades de cada um para tornar o processo eficiente.
Com essa educação, será possível avançar no uso do método sem erros e falhas de comunicação. Nesse sentido, dá para extrair o melhor possível dos quatro momentos e das atividades que compõem essas fases.
Somado a isso, é fundamental adotar ferramentas tecnológicas que cooperem com o uso dessa metodologia. Estamos falando de soluções que ajudem a visualizar informações, monitorar as etapas, bem como desempenhar as funções de cada fase. É preciso considerar a transparência e a segurança como prioridades para não haver problemas no meio dos processos.
Outra questão a ser avaliada antes da implantação é a mudança de mindset da companhia e da gestão, assim como na aplicação de uma metodologia ágil em TI. A abordagem PDCA envolve muita comunicação e análises, bem como uma ideia de ciclo e forte ênfase em mensuração. Então, é preciso ajustar a forma de pensar para garantir o suporte a essas necessidades. 
O ideal é integrar a equipe interna, eliminar os ruídos de colaboração, bem como focar a coleta de dados. As decisões deverão ser tomadas com base em informações consolidadas e insights dos indicadores, e menos em intuição. Para tal, o gestor deve se acostumar a medir tudo o que for possível, pois só assim conseguirá optar pelas melhores escolhas e otimizar os resultados. 

   Quais as dificuldades para utilizá-lo?

Existem alguns desafios e dificuldades comuns na utilização da metodologia PDCA. Um deles é a pressa para realizar as etapas, o que implica fases desenvolvidas de maneira errada. Esse é, inclusive, um dos erros comuns em gestão de projetos.
Por exemplo, um planejamento mal elaborado leva a sérias consequências, como a perda de tempo associada a corrigir problemas iniciais em fases posteriores. 
A falta de devida preparação e educação com relação aos preceitos mais importantes desse framework pode gerar isso. Mais uma questão é o outro lado — quando as fases demoram demais e atrasam o seguimento do ciclo e, portanto, o reinício iterativo. Em casos em que uma fase não é realizada com cuidado, a seguinte acaba se estendendo para compensar.
A falta de mensuração também é uma condição que leva a uma série de gargalos no processo e ineficiência nos resultados. Essa deficiência pode ser causada por problemas nos softwares utilizados ou até mesmo a falta de sistemas adequados. Se a segurança das aplicações é comprometida, a empresa pode perder dados, o que prejudica o andamento dos processos.
Em casos de instabilidades dos sistemas, outro desafio surge. Uma infraestrutura de tecnologia problemática pode afetar o uso dos softwares e interferir nos projetos e no ciclo. Caso o monitoramento falhe, por exemplo, na fase de execução, a verificação será menos efetiva do que deveria ser.
Outra questão é a coleta insuficiente de dados. Até mencionamos alguns recursos que os gestores usam, mas, caso eles usem um número muito reduzido de ferramentas, a visão fica limitada demais. Nesse sentido, decisões erradas são tomadas, o que não ajuda a solucionar os transtornos. 
Se no planejamento o problema principal for analisado com dados insuficientes e perguntas irrelevantes, por exemplo, os planos de ação serão pouco eficientes.

   Quais os benefícios do ciclo PDCA?

Apesar dos desafios, o PDCA apresenta diversos benefícios para as empresas, por isso, vale a pena aprender essa metodologia. Vamos abordá-los a seguir.

  • Previsibilidade

Por conta de suas etapas cíclicas e bem definidas, uma das vantagens é justamente a previsibilidade. A melhoria contínua se torna mais clara, o que permite um controle mais seguro da gestão. A empresa sabe exatamente o que precisará fazer e consegue prever o fluxo de trabalho para cada momento.

  • Redução de custos e desperdícios

Outro benefício é a redução de custos e desperdícios, favorecendo uma empresa mais enxuta e eficiente. Com o PDCA, a empresa consegue aplicar somente os recursos necessários para a resolução de um transtorno, já que tudo parte de uma análise profunda do problema e de suas causas. 

  • Melhoria contínua de processos

Vale também ressaltar a melhoria contínua dos processos — um dos pilares motivadores da estratégia. Com a ideia de ciclo, é possível continuar tratando os transtornos, de forma a tornar as operações ainda mais eficientes e adequadas às demandas do mercado. Assim, a empresa cresce e se torna mais competitiva, com o gestor se destacando por sua função.

  • Melhores estimativas

Por conta do foco na etapa de planejamento, o PDCA favorece melhores estimativas para um projeto ou um conjunto de etapas.
Ou seja, permite estimar melhor os recursos, prazos e custos, já que há uma previsibilidade maior e uma visão ampla acerca dos problemas a serem solucionados. Um exemplo disso é o fato das metas serem SMART, como falamos, com períodos bem definidos e indicadores traçados com antecedência.

  • Visualização 

A divisão em etapas também beneficia a visualização dos processos, atividades e das funções de cada colaborador. Com o plano de ação, dá para saber o que cada um está fazendo e cooperam com os resultados, bem como quais são as tarefas necessárias para chegar ao fim de uma determinada fase.
A partir dessa noção de andamento e do que já foi feito, bem como uma visão que contempla os indicadores, status e a qualidade dos processos, é possível melhorar sempre, tanto na solução dos problemas quanto na utilização da metodologia. 

  • Produtividade

Utilizar o PDCA para gestão de projetos ou resolução de problemas ainda é mais eficiente em termos de produtividade do que não usar estratégia alguma.
Afinal, a falta de uma metodologia estruturada pode gerar o que falamos: identificação de erros apenas nas fases finais, o que não possibilita mudanças. Com a estratégia, é possível gerenciar crises e alterações, garantindo uma produção mais eficaz, sem retrabalho e gargalos operacionais.
A ferramenta PDCA consiste em um conjunto de etapas fundamentais em um projeto: planejamento, execução, análise e ação. Em cada fase, há um conjunto de atividades necessárias, com um controle maior do tempo, dos custos e uma gestão mais inteligente de crises, falhas e mudanças.
Desse modo, o gerente se destaca com seus resultados e consegue melhorar continuamente os processos, gerando valor para a empresa e crescendo no mercado.
No caso da gestão de projetos, trata-se de um conhecimento válido e poderoso, pois permite melhores estimativas e melhor tratamento de erros. Por isso, dominar esse ciclo é um ótimo complemento para uma certificação em projetos.
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