A suíte Microsoft Office e a revolução da produtividade

os aplicativos do Microsoft Office tiveram o objetivo, no começo de sua usabilidade, de aumentar a produtividade dos ambiente Office.

Autor: Hildebrando Rodrigues

A suíte de aplicativos Microsoft Office foi concebida para fazer com que os microcomputadores – termo corrente na década de 90 – aumentassem a produtividade dos ambientes Office.
Ou seja, retirasse estas máquinas das mãos dos nerds de plantão e tornasse esta máquina realmente útil ao trabalhador comum. Desde o auxiliar de escritório – também termo corrente na época – até a alta cúpula da organização.
Para os que já trabalhavam nos anos 80 e 90, ferramentas comuns em escritórios eram máquina de escrever e calculadora de mesa. Produzir um texto, qualquer que seja, desde uma carta simples até um relatório de várias páginas, era uma tarefa enfadonha, trabalhosa, meticulosa e extremamente desgastante.
Existe coisa mais estressante do que você produzir uma carta, a seu ver, primorosa e recebê-la de seu chefe totalmente rabiscada em vermelho porque, na visão dele (chefe), não era de linguagem adequada aos padrões da empresa?
Ou você acabar de datilografar um documento em um papel formato A4, sem nenhum erro, com seu chefe concordando com todas as aspas, apóstrofes, agudos, vírgulas, concordâncias verbais e tudo o que a nossa lusitana língua oferece de armadilhas e descobrir que o mesmo primoroso documento deveria ser redigido em papel tamanho ofício. Sim, o chefe achou sua obra literária fantástica.
Porém, fez o costumeiro risco vermelho diagonal (de ponta a ponta do texto) e grampeou um animador bilhete com os dizeres:
“PERFEITO! MAS POR FAVOR, REFAÇA UTILIZANDO PAPEL TAMANHO OFÍCIO.”
Não vou descrever os momentos de felicidade que você teve ao receber do chefe seus documentos perfeitamente datilografados com complementos, adendos e outros lembretes te lembrando do que ele havia esquecido. Sim, afinal ele é o chefe.
Também não vou relembrar aqueles momentos de êxtase do seu chefe ao descobrir um erro absurdo de português que você acabou de cometer. Ou, ao parar o departamento inteiro para discutir a grafia correta de uma única palavra como a que usei para definir o estado emocional do seu chefe. Êxtase ou estase? Confusão estabelecida.
Mas, ao final do dia, a discussão iniciou logo após o almoço, descobre-se que ambas as formas estão corretas. Calma, apenas a grafia. Porém, no contexto a primeira forma deve ser utilizada. Pois ÊXTASE significa admiração, assombramento, entusiasmo, espanto e outros tantos sinônimos.
Já a segunda forma apresentada, ESTASE, significa estancamento, bloqueio, que não caberia no contexto exposto.
Se a confusão era tamanha na produção de textos, não havia muita diferença na produção de números. Os quais sempre acabavam retornando para a produção de textos.

   E a área financeira, como funcionava?

É a área responsável pela produção das tabelas de metas das diversas áreas da empresa, entregou números índices para seu departamento produzir o relatório de metas.
Nesta época estes cálculos eram feitos com calculadoras barulhentas de mesa ou com a eternamente perfeita HP12C. Ocorre que ao final, os cálculos tinham que ser apresentados em relatórios, tabelas ou uma combinação de ambos. Novamente vem a máquina de escrever.
Agora imagine que, depois de concluir todas as tabelas e datilografa-las no corpo dos relatórios, produzindo verdadeiras obras de arte com auxílio das teclas “|”, “”, “/” e “_”,  você recebeu a notícia que o índice que o seu chefe lhe informou e que foi utilizado para produzir todas aquelas vinte tabelas, estava errado.
Era do mês passado e deveria ser deste mês. Ele se enganou. Afinal, diz o ditado que chefe não erra apenas se engana. Alguém terá que fazer hora extra. E não será ele. Ah! Nada de usar radex – o popular branquinho. Lembra?
Passada esta missão hercúlea de produção de relatórios, é hora de separar as cinco vias carbonadas (uma para cada departamento) colocar no malote e entregar para o boy distribuir. A original para a diretoria e as outras quatro para os departamentos destinatários.
No final do dia seu chefe recebe um telefonema e te olha enfurecido. O boy trocou os envelopes e entregou para a diretoria uma cópia carbonada e a original seguiu para um departamento qualquer.
A culpa pela cabeça de vento do boy é obviamente é sua. Para completar o calvário, todas as tabelas produzidas deverão ser apresentadas na reunião de metas do mês. Lembra-se das transparências? O problema era mantê-las em ordem e rezar para que não desabassem da mesa até o final da apresentação.
Para as gerações que começaram a trabalhar no mundo pós pacote Office da Microsoft, esta insólita história mais parece uma comédia exagerada pontuada com termos estranhos e antiquados. Máquina de escrever, calculadora de mesa, radex, carbono, malote e por aí afora.
Porém, esta historinha não serve apenas para lembrar os mais experientes que o tempo passou rápido. Serve, sim, para lembrá-los da importância desta suite de aplicativos.
Sempre inicio minhas aulas, principalmente as de Matemática Financeira, apresentando o Grupo Impacta, informando que temos mais de uma centena de instrutores especialistas em suas matérias, verdadeiros nerds e que destes tantos eu sou o único não nerd. Sou um economista. Se bem que, dependendo da situação, também possa ser classificado de nerd.
Sou um admirador do pacote Office da Microsoft. Em especial, o Excel. Nunca enveredei por outras áreas, sempre me dediquei a este aplicativo, a esta suite. Isto porque percebi, que estes aplicativos, principalmente o Microsoft Excel têm por objetivo o ganho de produtividade. Ou seja, executar tarefas no menor tempo e com o maior grau de exatidão possível.

   O Microsoft Excel nos dias de hoje

Se formos transportar nossa história contada no início deste texto para os dias atuais, todo o trabalho poderá ser executado no Microsoft Office, em um notebook por, uma pessoa apenas, utilizando o Word para produzir o texto sem erros gramaticais e de concordância, principalmente se ele tiver um bom dicionário instalado.
Os cálculos poderão ser efetuados obviamente no Microsoft Excel.
Nem é preciso dizer que não há necessidade de conferência dos resultados dos cálculos, porque estes são gerados por fórmulas.
Se a empresa utilizar o recurso de modelos de documentos para o Word e de planilhas, modelo do Excel com fórmulas protegidas e campos de inserção de dados validados, basta o funcionário imputar os números que os resultados sairão automaticamente corretos.
Quanto a inserção das tabelas do Excel no relatório produzido em Word, isto poderá ser feito através do recurso Colar Especial, onde planilha e documento Word ficarão conectados. Ou seja, qualquer alteração na planilha, automaticamente a mesma é efetuada no Word.
Quanto à apresentação na reunião de metas, é só montar o show no PowerPoint, com todos os recursos de trocas de slides e arte que ele oferece. Se minutos antes da apresentação, o chefe informar que se enganou e passou o índice errado, não tem problema.
Basta você inserir o número correto na planilha que a alteração será automaticamente efetuada no Word e no PowerPoint. Para melhorar, você pode até dispensar as informações do seu chefe. Aquele que vez ou outra se engana.
Ao invés de esperar o índice, entre na Internet e faça uma conexão direta com o Excel. Desta forma, quando o índice for informado no site, todos os documentos sofrerão alteração automática.
Comparando a rotina de trabalho executada na década de 90 com os tempos atuais, temos um ganho fantástico de produtividade.
Neste ponto entra a visão econômica da história. Enquanto no primeiro caso todo o processo levou dois dias envolvendo vários funcionários, nos dias atuais o mesmo processo levou apenas umas horas e poderia ser executado na sua casa, em um café ou outro local qualquer que não te causasse tanto estresse.

   Como o Outlook é importante? 

Use o Microsoft Outlook para distribuir os documentos para todos os interessados. Lógico que não há a necessidade de gastar seus preciosos minutos enviando vários e-mails com cópia.
Você deve ter criado um grupo. Neste caso, basta informar o nome do grupo que o Outlook se encarregará de enviar o mesmo e-mail para todos os participantes do grupo independentemente do número de destinatário que este possuir.
Se considerarmos a multiplicação deste resultado para todos os funcionários da empresa, veremos que o resultado final será um valor considerável.
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