Como evitar erros na Gestão de Projetos?

Os erros são uma ótima oportunidade de aprender e melhorar, mas a gente separou os mais comuns na gestão de projetos para você não cometer. Confira (...)

Autor: Redação Impacta

Você sabe quais são os erros mais comuns que contribuem para o fracasso na gestão de projetos? Cometê-los é algo bastante comum — e não é fácil encontrar um projeto que tenha sido planejado e executado sem que tenha ocorrido qualquer tipo de imprevisto ou falha.
Por essa razão, é importante se antecipar e entender quais são os principais problemas enfrentados quando o planejamento sai do papel, a fim de evitar e diminuir a incidência de erros. O ideal é contar com boas práticas para atingir os objetivos dentro do prazo estipulado e, também, para minimizar os riscos de insucesso.
Para isso, preparamos um guia com os 12 erros mais comuns na gestão de projetos, explicando como atuar de forma estratégica para evitá-los. Acompanhe a seguir!

A importância da gestão de projetos

O gerenciamento de projetos consiste, basicamente, na aplicação de habilidades, técnicas e ferramentas para atender aos requisitos de uma atividade. Ou seja, busca-se com isso definir metas, recursos e cronogramas voltados para o planejamento, a execução e o acompanhamento de um projeto.
Para atingir uma gestão de sucesso, o profissional precisa contar com desenvoltura em todas as áreas que fazem parte do projeto, como escopo, prazo, custos, qualidade, comunicação, gerenciamento de riscos, entre outros. Assim, são diversas as variáveis que definem se o planejamento vai ou não atingir os seus objetivos.
Nesse sentido, o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI) é uma instituição de nível mundial que serve como um modelo de atualização e formação de gestores. A associação estabelece padrões, princípios, ideias e metodologias voltadas para o aprendizado e o crescimento dos profissionais da área de atuação. 
O PMI é considerado uma excelente ferramenta de gestão de projetos. Isso porque os profissionais aprendem a ter mais clareza e objetividade na execução de suas tarefas. Desse modo, possibilita-se mais qualidade para as etapas, contribuindo também para a conquista de um nível de atuação diferenciado no mercado.
Isso significa que, por meio de uma gestão de projetos eficiente, as chances de alcançar os resultados previstos e atender aos requisitos estabelecidos na etapa de planejamento aumentam bastante. Assim, o gerenciamento surge como uma solução, pois permite que cada decisão seja tomada tendo em mente práticas e estratégicas eficazes.
Sendo assim, torna-se possível desenvolver todo um trabalho voltado para ter um maior controle sobre os processos, o cumprimento do cronograma e o monitoramento da lucratividade, considerando-se a minimização dos riscos e a agilidade na tomada de decisões. Com isso, o gestor tem a responsabilidade de promover o engajamento da equipe e garantir maior satisfação do cliente ao entregar o projeto.
Para quem deseja apostar nessa área de atuação e adquirir novos conhecimentos, é fundamental conhecer alguns livros para gestão de projetos. Até porque eles são reconhecidos como uma das principais ferramentas para desenvolver a carreira e atingir um patamar de sucesso profissional.

Características gerais

Projetos são únicos e cada um deles deve ter um objetivo claro, um prazo determinado e um conjunto de recursos humanos, financeiros e materiais. Tudo isso deve ser otimizado para que as metas sejam alcançadas, sem que os clientes tenham suas expectativas frustradas.
Por exemplo, projetos podem ser elaborados para o desenvolvimento de um novo produto ou serviço, para adquirir, modificar ou desenvolver um sistema, para construir um prédio ou planta, entre outros. No geral, são empreendimentos que oferecem resultados exclusivos dentro de um período de tempo estabelecido.
Ele é feito de etapas, que são entregas gradativas e contínuas de tarefas e demais atividades. A execução é progressiva e deve sempre seguir em direção ao objetivo maior do projeto. Por isso, é essencial prever o levantamento dos custos, investimentos e orçamentos, uma vez que tais aspectos são diretamente responsáveis por tornar o projeto viável ou não. 
O gestor de projetos é o profissional responsável por atender tanto o setor público quanto o privado. Ele é o principal agente estratégico, pois sabe como planejar, executar e supervisionar todas as fases do planejamento, a equipe de trabalho e o escopo do projeto, sem que ocorram falhas.

12 erros mais comuns na gestão de projetos

Para que o projeto seja concluído com êxito e expertise, é essencial contar com boas ferramentas e com o conhecimento das melhores práticas. Assim, investir na adoção e implementação de uma metodologia que seja adequada para a equipe e, também, para a cultura da empresa exige que o gestor estabeleça regras, responsabilidades, processos e mecanismos que sejam voltados para o controle da qualidade — fator que impacta diretamente o andamento das atividades.
Uma metodologia eficiente contribui, ainda, para a padronização das tarefas, o que exige menos preocupação com as ações. Com isso, os colaboradores saberão como atuar, dando foco para o que deve ser feito, entendendo quais são as competências e habilidades exigidas para o bom desenvolvimento do projeto. 
Diversos projetos não utilizam nenhum tipo de gerenciamento de qualidade. Devido a isso, as partes envolvidas no escopo do planejamento acabam avaliando de forma distinta as entregas e os objetivos a serem atingidos.
Como cada pessoa tem uma visão subjetiva, nesse cenário, a única maneira de alinhar as diferentes análises é definir, desde o início, quais serão os critérios de qualidade que o projeto deve atender para ter sucesso.
Sendo assim, cabe ao gestor aplicar técnicas voltadas para a gestão de projetos que sejam condizentes com a realidade. Assim, ele é o principal agente responsável por facilitar a condução das ferramentas e dos procedimentos, aspectos que envolvem a organização de tarefas, o estabelecimento de prioridades e, até mesmo, as formas mais complexas de lidar com situações de imprevisibilidade.
Vale lembrar que o gestor trabalha sob constante pressão. O desenvolvimento de um projeto, muitas vezes, conta com prazos e orçamentos apertados, sem falar nas cobranças dos clientes por resultados. De qualquer maneira, esses desafios fazem parte da rotina profissional e exigem habilidades e aptidões específicas.
Diante de todas os aspectos citados, elencamos os 12 erros mais comuns que podem vir a ocorrer ao longo do período de desenvolvimento de um projeto. Entender as situações e os imprevistos pode colaborar para que você os evite ao máximo, considerando-se tanto o bom andamento do projeto quanto o bem-estar da equipe de trabalho. Por isso, confira a seguir quais são os principais deles, sabendo como atuar de forma proativa e estratégica quando eles ocorrem.

1. Não aprender com os erros

Cometer equívocos é algo absolutamente normal quando tratamos de um amplo projeto. O que o gestor deve fazer nesses casos, no entanto, é empenhar-se para que os erros não se repitam e acabem atrapalhando o andamento do planejamento e dos prazos.
De qualquer maneira, os imprevistos surgem para que se possa aprender com eles. Sendo assim, é fundamental não deixá-los passar em branco, pois certos erros podem gerar, no pior dos casos, prejuízos financeiros graves. Assim, quando a equipe erra, é importante expor para as pessoas que certas práticas não devem ser repetidas.
Nesse sentido, é preciso ter tato e saber como comunicar e alertar claramente os profissionais envolvidos. Contando com flexibilidade e jogo de cintura, é possível gerir crises com objetividade, promovendo maior persistência para encontrar soluções e encarar os desafios.

2. Projetos sem qualidade

Fazer o gerenciamento de todo o escopo de trabalho é essencial para elaborar um projeto de qualidade. Isso porque a ação está ligada diretamente ao atendimento dos requisitos estipulados pelos clientes. Assim, é preciso realizar um levantamento detalhado das principais necessidades, critérios e métricas que atenderão os objetivos propostos.
Quando o gestor não considera esse ponto, muitos problemas podem ocorrer. O que deve ser feito, portanto, é definir para a equipe tudo o que diz respeito ao projeto, como prazos, recursos disponíveis, metas, entre outros aspectos. É indicado, também, fazer reuniões de alinhamento, revisando o escopo e o planejamento constantemente.
Até porque, mesmo que o cronograma seja seguido à risca e as tarefas sejam cumpridas dentro do prazo, é impossível prever se a entrega do projeto atenderá às expectativas dos clientes. Portanto, quanto mais nítido for o alinhamento inicial, mais chances o gestor tem de entregar um trabalho de qualidade.

3. Falta de planejamento

A falta de planejamento é outro erro bastante comum quando se fala em elaboração de projetos. Não fazer isso adequadamente pode incindir em problemas graves e, no pior dos casos, ser fatais para todas as partes envolvidas. Isso porque, por meio de um plano de ação condizente com a realidade, entende-se cada função, responsabilidade e atribuições que os profissionais devem ter.
Devido às particularidades de cada projeto, é preciso definir cada detalhe e ação desde o início. Com isso, as etapas e os passos serão diferentes para cada cliente e suas expectativas, cabendo ao gestor ter a habilidade necessária para saber como agir diante dos problemas e equívocos.
Dessa forma, centralizando e otimizando os dados referentes ao planejamento, a gestão pode acessar toda a trajetória de trabalho até chegar à conclusão e à entrega do projeto. O acompanhamento e o controle devem ser constantes, contribuindo para o aumento da produtividade como um todo.

4. Falta de comunicação

É preciso estipular, de forma prioritária, como será feita a comunicação da equipe ao longo do período do projeto para que todos estejam alinhados sobre as ações de trabalho. A falta de uma comunicação eficiente pode, por exemplo, gerar erros que prejudicam as diferentes etapas do planejamento.
Assim, é fundamental saber ouvir os colaboradores, analisando os pontos de vista distintos e entendendo o que não está funcionando para, só então, negociar e falar o que for necessário. Quando alguma prática está sendo realizada de forma irregular, o gestor precisa agir com respeito e profissionalismo, elogiando quando for preciso e chamando a atenção para erros no percurso.
Portanto, o alinhamento das informações e uma comunicação direta sobre cada passo do projeto contribui para que a equipe possa crescer e se envolver mais. Dessa forma, é possível chegar a resultados cada vez melhores e direcionados para os objetivos que foram propostos desde o início do planejamento.

5. Alterações no escopo

O escopo diz respeito aos objetivos que se pretendem atingir, considerando-se os limites e a abrangência das operações. Portanto, ele serve para garantir de que todas as entregas, os requisitos e as metas do projeto sejam atendidas por meio de uma organização criteriosa. 
Isso significa que o risco de não seguir ou, até mesmo, fazer alterações no escopo contribuem para que os colaboradores tenham que trabalhar muito mais do que o necessário. Pedidos adicionais, por exemplo, atrapalham o controle das tarefas, geram atrasos ou, ainda, acréscimos no orçamento. Portanto, o gestor deve ter uma comunicação eficiente com o cliente para que os resultados sejam satisfatórios para todos.

É necessário expor os pontos de forma honesta e explicar, quando necessário, que certas alterações devem passar por análises e ajustes antes de serem inclusas no cronograma do projeto. Assim, é possível atingir um alinhamento mais positivo entre a equipe, o gestor e os clientes.

6. Atribuição errônea de tarefas

Antes mesmo de definir um cronograma para um projeto, é fundamental determinar quais serão as atividades envolvidas, a fim de atribuir datas, prever possíveis riscos e ajustes futuros, por exemplo. 
É comum que certas tarefas precisem ser executadas antes para que os profissionais envolvidos possam dar seguimento às suas etapas. Assim, todos devem saber de suas próprias atribuições de forma precisa, compreendendo que as ações estão ligadas a todo o restante da equipe.
Em certos momentos, alguns podem ficar mais sobrecarregados do que os outros, e o gestor deve saber como está o andamento do projeto, entendendo se algum colaborador necessita de ajuda para cumprir com a sua etapa.
Portanto, integrar as diversas partes colabora para que se diminua as dificuldades, alinhando também o interesse da equipe com o objetivo final do projeto. Uma boa gestão da comunicação pode oferecer estratégias e meios úteis para organizar e distribuir de forma mais justa as tarefas, evitando que ocorra uma atribuição errônea das ações para cada envolvido.

7. Falha no gerenciamento de pessoas

O gestor funciona mais ou menos como um líder que está à frente do escopo de trabalho e que, de forma geral, emite comandos sobre as pessoas. Portanto, falhar nesse aspecto do gerenciamento pode repercutir negativamente sobre o bom desenvolvimento do planejamento, gerando, por vezes, erros de execução.
Entretanto, mesmo que as decisões sejam atribuídas aos gestores, é preciso ouvir o que a equipe têm a dizer, pois os colaboradores estão cientes de como as ações e os processos ocorrem. Para isso, é interessante estar sempre à disposição para explicar tudo o que diz respeito ao projeto, participando das execuções e buscando elogiar sempre que perceber que o indivíduo está fazendo um bom trabalho.
Até porque, o sentimento de união torna o time muito mais engajado e disposto a cumprir com as metas no prazo estipulado. Com isso, é possível diminuir as resistências e atender às necessidades de todos sem que o projeto seja prejudicado ou impactado.

8. Falta de qualificação profissional

A falta de qualificação profissional do gestor de projetos é outro ponto que pode causar problemas. Isso porque é preciso ter uma série de habilidades técnicas e humanas que possibilitem o sucesso do planejamento e, também, que demonstrem diferencial competitivo no mercado de trabalho.
Para isso, é fundamental contar com a capacidade de trabalhar sob pressão, ter conhecimento das funções e etapas associadas ao projeto, ser flexível, ter uma boa comunicação interpessoal e, ainda, ser capaz de identificar e administrar toda a equipe de colaboradores do projeto.
Outro ponto é ser bastante disciplinado e organizado, pois sem tais habilidades o plano de ação pode acabar não apresentando os resultados esperados pelos clientes. Por isso mesmo, sem a devida qualificação exigida, o gestor pode cometer inúmeros equívocos que comprometem todo o escopo das atividades.

9. Não seguir o cronograma

O cronograma é, talvez, uma das etapas mais necessárias para uma gestão de sucesso. Muitas vezes, por inexperiência ou devido a outros fatores, os prazos podem ser elaborados sem que se considere o tempo necessário para executar determinadas atividades. Trabalhar com prazos apertados é prejudicial, uma vez que fica mais difícil ter um bom desempenho e oferecer um serviço de qualidade. 
Sendo assim, o cronograma funciona como uma garantia de que as etapas serão cumpridas, podendo também ser uma forma eficaz para se preparar para a ocorrência de imprevistos futuros. Portanto, é fundamental definir os prazos com conhecimento de causa, contando com metas reais e alcançáveis. 
Esse é um dos maiores papéis da gestão, pois só assim é possível realizar o acompanhamento e a verificação das informações. Ainda, é possível prever, minimizar e evitar atrasos na entrega das tarefas, informando com antecedência o cliente sobre possíveis alterações no prazo ou nos custos do projeto.

10. Evitar o gerenciamento de riscos

gerenciamento de riscos é uma forma de prevenir que certos acontecimentos possam impactar negativamente o projeto. O planejamento tem como objetivo, portanto, antecipar possíveis pontos de vulnerabilidade no escopo, possibilitando que o gestor altere ou conduza as atividades de outra maneira.
Um bom gerenciamento analisa qualitativamente os riscos, indicando quais serão as ações corretivas necessárias para resolver determinadas situações. Ou seja, é possível fazer um levantamento dos números reais que um risco pode gerar em outras áreas, como os recursos humanos ou de custos.
De forma geral, os projetos podem acabar sendo descontinuados sem esse controle ou, na pior das hipóteses, gerar frustração às partes envolvidas. Portanto, o gestor tem a responsabilidade de tentar minimizar ao máximo possíveis efeitos negativos que venham a produzir ameaças ao planejamento.

11. Assumir que o cliente tem sempre razão

Nem sempre as solicitações de mudanças no escopo pelos clientes serão viáveis. Portanto, é preciso rever a ideia de que o cliente tem sempre razão. Caso ele assuma os riscos e os custos que tais alterações acarretarão no projeto, o gestor deve ser flexível o suficiente para modificar o planejamento sem que a equipe de trabalho seja prejudicada.
Da mesma forma, os clientes também podem solicitar que as estratégias sejam reelaboradas. Cabe à gestão, nesses casos, atender às suas necessidades, mas também avisar sobre os possíveis impactos dessa decisão no trabalho da equipe. Assim, uma atribuição fundamental para o gestor é saber como controlar o relacionamento do cliente a fim de que o planejamento maximize as oportunidades de sucesso.
Para isso, é preciso gerenciar bem as expectativas, conversar e avaliar todas as sugestões para que se possa entrar em um consenso que seja favorável para todos os envolvidos. Portanto, seja franco e claro sobre todo o processo de gerenciamento e adapte quando for necessário.

12. Ser inflexível com mudanças

O gestor, como já citamos, deve ter o papel de liderança no projeto. Entretanto, ele não deve impor as suas opiniões apenas porque considera correto. É preciso, por outro lado, ter um embasamento real do andamento do planejamento e entender quando algo dá errado, sem culpabilizar ou transmitir ordens severas para a equipe. 
Para isso, é essencial ser flexível e compreender que as coisas podem não sair como o previsto. O ideal é que se cultive a união entre o time de trabalho, garantindo que tudo funcione para que os objetivos e as metas sejam alcançadas com sucesso. Com isso, é preciso evitar a imposição e saber ouvir os motivos dos colaboradores sem ser agressivo.
Nesse sentido, é imprescindível ter um posicionamento firme, mas sem ser autoritário. Por exemplo, pode-se explicar detalhadamente todos os procedimentos de uma determinada tarefa, mas tendo uma abordagem mais colaborativa. Preferivelmente, busque também participar das execuções quando achar necessário e esteja sempre disposto a ajudar o time.
São muitos os aspectos que levam a falhas entre outros tipos de imprevistos na gestão de projetos. Por isso, é fundamental que o gestor busque aprimorar as suas habilidades para evitar que os erros causem consequências mais graves. Assim, será possível minimizar inúmeras situações que impactam negativamente o processo de planejamento.
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