Home office: os impactos da nova realidade e como se preparar

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Trabalhar remotamente se tornou uma realidade para muitas pessoas devido à quarentena ocasionada pelo novo coronavírus. Com o home office, muitas empresas adaptaram suas atividades, permitindo o equilíbrio da carreira e estilo de vida dos colaboradores.

No entanto, a realidade do momento traz consigo uma série de desafios e, também, oportunidades. Assim, para se manter produtivo, mesmo diante de um cenário de incertezas, é fundamental estar aberto para conhecer plataformas de comunicação a distância e, com isso, dar continuidade à entrega dos serviços.

Pensando nisso, preparamos um guia completo para que você saiba quais são os impactos do trabalho remoto no cotidiano dos negócios e da equipe de trabalho, além de dicas sobre como se preparar da melhor forma para o formato de home office. Confira a seguir!

Home office: de tendência à realidade

Nos últimos meses, o home office deixou de ser uma tendência e passou a ser uma realidade imposta devido às atuais circunstâncias do distanciamento social. Isso acabou obrigando inúmeras empresas e colaboradores a se adaptarem de forma extremamente rápida para dar andamento aos serviços e processos internos. 

O conceito de trabalho remoto é toda e qualquer atividade realizada fora do ambiente corporativo. Sendo assim, ele é uma alternativa para quem busca maior conforto e flexibilidade, pois muitas vezes não há a obrigatoriedade de cumprir horários fixos ou impostos pela companhia.

Apesar do termo, o home office não precisa, necessariamente, ser feito em casa. Ele pode ser desenvolvido em espaços de coworking, cafés, parques ou em locais viáveis e confortáveis para a pessoa. Mesmo assim, o modelo ainda não é acessível para todos, uma vez que a maior exigência é ter um dispositivo e uma conexão ativa e estável com a internet.

Também não são todos os indivíduos que têm perfil para prestar seus serviços a distância, atendendo às expectativas de produção e qualidade. Por isso, o formato acaba apresentando desafios, tanto para empresas quanto para colaboradores. E para superá-los, é imprescindível estabelecer uma rotina para dar conta de cumprir com o cronograma de projetos dentro dos prazos estipulados pela gestão.

Assim, diante da nova realidade, líderes e gestores devem garantir que a equipe tenha condições adequadas para se manter produtiva e para conduzir satisfatoriamente o trabalho remoto. Investir na área de TI, portanto, é essencial para dar andamento às tarefas como se as pessoas estivessem no dia a dia do escritório.

Mesmo diante de uma nova realidade até então desconhecida por muitos, o fato é que o home office tem altas chances de continuar sendo a maior tendência para o mercado de trabalho. Isso proporcionará uma série de vantagens para as companhias, que podem ter seus custos reduzidos significativamente ao migrar para a estratégia remota de atividades.

A seguir, listamos os maiores benefícios que o formato home office oferece para os mais diferentes negócios e áreas de atuação. 

Aumento da motivação dos colaboradores

O trabalho remoto facilita uma série de processos e, também, impacta na rotina enfrentada pelos colaboradores. Nesse cenário, eles não precisam encarar o trânsito ou congestionamentos para chegar ao ambiente corporativo e, além do mais, terão maior flexibilidade em relação ao cumprimento dos prazos. Tudo isso permite o aumento da motivação e o engajamento da equipe.

Ainda, por não contarem com um espaço físico, reuniões e demais formas de comunicação são migradas para sistemas e plataformas de videoconferência. Isso acaba exigindo mais disciplina e foco para participar dos processos da empresa e para conseguir se integrar com os colegas de trabalho, evitando o aumento dos índices de rotatividade de talentos.

Redução de custos

As companhias, diante do estabelecimento do home office, perceberam que a infraestrutura física da marca já não é algo tão prioritário, tendo em vista que grande parte da equipe trabalha em outro local. Assim, é possível reduzir custos significativamente, cortando gastos de manutenção, reformas, energia, água, entre outros.

Da mesma forma, como os funcionários não precisam se deslocar até a estação fixa de trabalho, os gestores podem interromper o pagamento de alguns benefícios, como o vale-transporte. Assim, as atividades remotas podem representar maiores lucros e, consequentemente, vantagens interessantes para a gestão do negócio.

O dinheiro economizado pode ser investido em outros setores e departamentos, por exemplo, na contratação de um bom profissional de TI para lidar com as novas ferramentas e com a implementação de sistemas remotos, permitindo que os processos se mantenham estáveis.

Melhora na qualidade de vida

Sem a necessidade de sair de casa ou de se locomover até a empresa, o colaborador ganha em relação à qualidade de vida. Isso porque os indivíduos têm mais tempo para conviver com a família, para se alimentar melhor e, até mesmo, para aproveitar melhor os horários em que estariam se deslocando em direção ao serviço.

Assim, com maior tranquilidade, é possível ser mais produtivo e apresentar melhores resultados para a gestão. O tempo livre pode ser ocupado com a prática de exercícios físicos, se dedicando a algum hobby ou ainda tendo momentos de lazer. Deixando de lado os desafios da rotina, portanto, a pessoa tem mais chances de dar atenção à sua saúde, tanto física quanto mental, contribuindo para o seu equilíbrio no período de isolamento social. 

Flexibilidade de horários

Antes da pandemia, grande parte dos colaboradores seguiam um padrão de horários para prestar seus serviços. No entanto, agora que não há mais a necessidade de estar fisicamente na empresa ou prestar atendimento diretamente aos clientes, é possível ser produtivo em horários alternativos que sejam mais confortáveis para o indivíduo.

Determinadas atividades ainda continuam tendo horários estabelecidos para serem cumpridos, como é o caso das reuniões por videoconferência. Mesmo assim, diversas pessoas descobrem a cada dia que apresentam mais foco quando podem gerenciar sua própria jornada de trabalho e quando têm mais autonomia para entregar e cumprir com as tarefas.

Atração e retenção de talentos 

Muitas vezes, o trabalho remoto pode ser um importante fator de convencimento dos profissionais para que integrem as equipes da melhor forma. Mas também pode ser o motivo de permanecerem por mais tempo prestando seus serviços à determinada companhia. Isso porque, as atividades remotas atraem diversas pessoas, especialmente as da geração Y.

Por terem maior facilidade com as diferentes tecnologias e seus benefícios, os colaboradores habituados à transformação digital já apresentam resultados superiores nos negócios. Com isso, a gestão corporativa atrai e retém talentos mais facilmente, identificando quais são os indivíduos que têm melhor adaptação, conseguindo manter o home office produtivo.

Mudança na cultura organizacional das empresas

Uma das grandes vantagens que o ambiente remoto oferece é a mudança na cultura organizacional das empresas. Para se manterem ativas e, sobretudo, competitivas no mercado, algumas estratégias devem ser implementadas na gestão para conseguir atender às atuais necessidades da nova realidade.

Ter abertura e flexibilidade para se integrar à transformação digital, por exemplo, é um requisito de sobrevivência e, mais do que isso: de lucro. Devido principalmente à reinvenção do Marketing Digital, muitas campanhas de produtos e serviços já tem ocorrido exclusivamente pelas mídias digitais. Isso apenas confirma a importância da tecnologia e de seus sistemas para a rotina, processos e visibilidade das marcas.

A adaptação das empresas para o home office

Por ser algo completamente novo para muitas empresas, o estabelecimento do home office traz consigo uma série de desafios para líderes e gestores. Até porque é essencial fornecer condições para que os colaboradores possam trabalhar de casa com eficácia, por exemplo, viabilizando materiais, dispositivos e treinamentos para utilizar as ferramentas da melhor forma.

Tais estratégias são essenciais para garantir maior engajamento, alinhamento e motivação da equipe para a continuidade positiva das atividades. Para isso, o setor de RH deve se esforçar para construir uma cultura organizacional que consiga atender às atuais demandas, priorizando o bem-estar e a adaptabilidade dos profissionais diante do regime remoto.

Portanto, a cultura corporativa deve ser definida em parceria com o departamento de RH, de marketing e planejamento estratégico para que ela esteja alinhada ao perfil da empresa e aos atuais desafios e objetivos da organização no mercado. Tais diretrizes fortalecerão a missão, a visão e os valores, impactando positivamente a gestão e o comportamento do time de trabalho.

A seguir, listamos algumas ações que os líderes podem definir para ter maior adaptabilidade ao home office e, com isso, oferecer melhores condições aos colaboradores.

Estabelecer novos processos

Estabelecer novos processos é essencial para viabilizar oportunidades de crescimento e, também, para incentivar a participação da equipe nos serviços prestados pela organização. Essa postura possibilita que todos os envolvidos se mantenham sob a mesma filosofia de trabalho, ou seja, evita problemas de integração e aceitabilidade às novas regras.

O importante é ter em mente que prover melhores condições, ainda mais no período da quarentena, demonstra valorização e responsabilidade com os talentos. Isso permite tanto o fortalecimento da imagem da marca quanto o aumento dos índices de produtividade e desempenho na empresa.

Readequar a comunicação

O momento pede, mais do que nunca, uma readequação na forma de se comunicar para que as tarefas sejam cumpridas dentro dos prazos e para que os projetos continuem a ser desenvolvidos. Nesse caso, a gestão deve definir meios de atendimento e relacionamento com os colaboradores que sejam acessíveis e que contem com facilidade de utilização para que todos possam usufruir das ferramentas da melhor forma.

Programas de videoconferência, por exemplo, têm se destacado por serem feitos com uma tecnologia de simples uso e por oferecerem uma série de funcionalidades. Outras plataformas, como as de mensagem por texto e áudio, também podem ser implementadas no cotidiano de trabalho, tornando o home office muito mais motivador, alinhado e rentável.

Avaliar a produtividade

A gestão do negócio deve dar uma atenção especial à avaliação da produtividade da equipe corporativa para que as entregas e serviços não sofram atrasos ou deixem de ser entregues. Por isso, os líderes devem elaborar estratégias para realizar o acompanhamento de todas as tarefas e ações que os colaboradores têm feito a distância. 

Portanto, se o objetivo é criar uma cultura organizacional focada na alta produtividade, é imprescindível monitorar os resultados e recompensar o time pelo elevado desempenho apresentado. Isso fará com que os profissionais se sintam valorizados e entendam a importância da sua participação ativa na tomada de decisões e no bom andamento dos processos.

A adaptação por parte dos colaboradores

Os colaboradores também sentirão diversos impactos do estabelecimento do home office, sobretudo em suas rotinas. Muitas vezes, conciliar os compromissos de trabalho estando no ambiente residencial pode ser desafiador, principalmente para quem ainda não tem nenhum tipo de experiência na atuação remota. 

Mesmo assim, a adaptação é totalmente possível e, contando com algumas estratégias, é possível apresentar índices ainda mais elevados de rendimento. A empresa também deve dar um apoio especial para os funcionários mais tradicionais que ainda têm dificuldades com as novas ferramentas digitais. 

E para atingir os objetivos da companhia, conseguindo dar o melhor de si, é imprescindível que os colaboradores tenham criatividade para dar seguimento às suas atividades e funções da melhor forma, sem prejudicar o negócio.

Existem, por exemplo, cursos e certificações específicos voltados para o aprendizado das funcionalidades de determinados sistemas e plataformas. O ideal é que o time passe por um treinamento para entender como lidar com os novos aspectos da realidade e com os diferentes formatos de comunicação. 

A seguir, veja alguns passos que os profissionais podem seguir para passar pelo processo de adaptação para o home office de forma eficiente. 

Adeque o ambiente de trabalho em casa

É fundamental adequar um cômodo da casa para funcionar como um escritório ou ambiente de trabalho. Além de evitar que você seja interrompido em suas atividades, também é possível ter maior praticidade tendo tudo o que precisa reunido em um lugar só. Assim, você conseguirá desenvolver as tarefas com mais qualidade e ganhar em relação à produtividade.

Trabalhe a automotivação

Outro fator que pode impactar o seu desempenho é a motivação no momento do trabalho. Para isso, você pode definir um planejamento com pequenas metas e objetivos a serem cumpridos dentro de um determinado prazo. Também é importante que você enxergue os desafios do home office de forma positiva, entendendo que a mudança para o formato pode ser bastante vantajosa para a sua trajetória profissional.

Encontre novas formas de ser produtivo

Existem inúmeras técnicas para ser mais produtivo nas atividades realizadas em casa. Além de ter um espaço organizado com todos os materiais necessários para o trabalho, você pode simular a sua rotina normal de escritório e manter ou aumentar o seu rendimento. Outra estratégia é optar por horários em que você se sente mais produtivo para desempenhar as tarefas, contribuindo diretamente para a otimização do tempo de serviço prestado.

Separe os horários de trabalho e descanso

Quem trabalha em casa sabe como é difícil separar adequadamente os horários de trabalho e de descanso. Muitas vezes, a flexibilidade que o home office oferece pode, na verdade, fazer com que você se dedique mais horas do que o ideal, acabando por deixar o descanso sempre para depois.

No entanto, é preciso ter em mente que as pausas são essenciais para que você permaneça focado e concentrado nas atividades, permitindo que fique mais relaxado para cumprir com todo o cronograma do dia.

Mantenha a proximidade virtual com os colegas

O isolamento social não exige que você se mantenha longe dos seus colegas de trabalho. Atualmente, a tecnologia dispõe de uma série de ferramentas de comunicação que permitem que as pessoas se aproximem, mesmo estando longe fisicamente.

Afinal, a quarentena não deve ser um motivo para você se desvincular de seus contatos mais próximos, e sim de estar ainda mais presente no cotidiano de quem está vivenciando o mesmo contexto que o seu.

Entenda as novas tecnologias

Atualmente, uma série de novas tecnologias já permitem facilidades para o cotidiano de trabalho. Portanto, é fundamental conhecê-las e estar aberto para aprender como elas podem ser bem aproveitadas na sua rotina de atividades. Os líderes e gestores podem dar treinamentos aos colaboradores para que eles se adaptem e utilizem as ferramentas da melhor forma, contribuindo para que a equipe apresente melhores resultados.

O preparo para essa nova realidade

O período atual de quarentena tornou o home office praticamente obrigatório nas empresas, fazendo com que os profissionais se adaptassem rapidamente às mudanças. Para quem não está acostumado ou nunca atuou remotamente, a adaptação pode ser um pouco mais lenta e difícil no início.

Para que a transição ocorra de forma tranquila, é interessante montar um planejamento de trabalho e manter sempre uma comunicação transparente com os gestores. Assim, solicitar feedbacks constantemente para entender se o seu trabalho está sendo feito adequadamente, permite que você se mantenha alinhado e entregue sempre o que a organização precisa.

Sendo assim, o processo pode ser facilitado e otimizado, permitindo que você apresente melhores resultados e desempenho igual ou superior, mesmo estando em home office. A seguir, veja algumas dicas para se preparar para a nova realidade de trabalho remoto da melhor forma.

Avalie o seu próprio desempenho e da equipe

Para avaliar o seu próprio desempenho e o do restante da equipe, uma dica é combinar entregas diárias ou semanais das tarefas com os gestores, fazendo com que você consiga medir a sua performance por meio dos resultados, e não da quantidade de horas em que se dedica às atividades.

Também é imprescindível participar de todas as reuniões convocadas pela empresa e manter uma comunicação clara e direta com a liderança, a fim de alinhar as expectativas e ter mais clareza para o que precisa ser feito.

Mantenha contato com o time sempre que possível

O relacionamento com o time de trabalho é um dos principais desafios quando o assunto é home office. No entanto, manter contato constante com os colegas é essencial para melhorar a interação entre todos os envolvidos.

Plataformas de videoconferência, por exemplo, permitem que as pessoas tenham contato com a expressão física e corporal umas das outras, o que facilita as conversas e discussões sobre assuntos da companhia, além de ajudar a evitar desentendimentos ou ruídos de comunicação.

Não procrastine

Ao permanecer muito tempo em casa, você pode acabar procrastinando as tarefas e deixar alguns compromissos para depois. Isso interfere diretamente na sua produtividade e pode acabar fazendo-o perder prazos ou cumprir adequadamente com as entregas. Portanto, uma dica é evitar ao máximo a procrastinação e, se possível, tentar sempre antecipar algumas atividades para ter mais tempo para descansar após finalizar o seu dia de serviço.

Se prepare para o futuro

Como já citamos anteriormente, a transformação digital é uma realidade sem volta. E quem deseja se manter competitivo e ativo no mercado, deve se preparar e se adequar para o cenário do futuro.

Com a obrigatoriedade do home office para diversos segmentos, as pessoas passaram a enxergar o trabalho remoto como uma necessidade de sobrevivência. No entanto, mesmo após o fim da quarentena, o que se espera é que o home office seja cada vez mais comum e presente no cotidiano das organizações, independentemente de seus setores de atuação.

Aprimore as competências

O momento pode ser bastante propício para aprimorar competências e descobrir novas habilidades, e uma dica interessante é buscar por cursos e certificações em áreas que sejam do seu interesse profissional.

Além de não ficar parado, você estará aproveitando o tempo para se especializar em algum assunto que pode representar, no futuro, melhores expectativas de empregabilidade. Assim, você terá mais chances de se destacar entre os gestores e a equipe, contribuindo para alcançar melhores cargos e funções mais valorizadas dentro da companhia.

O home office já é uma realidade sem volta e cabe aos líderes e gestores adequarem as suas estratégias para manter a empresa ativa e competitiva no mercado. Até porque o cenário atual traz não somente a necessidade de adaptar o trabalho remoto, mas também a entrega de produtos e serviços digitais.

Portanto, mesmo que seja desafiador, com esforço e dedicação, a companhia e os colaboradores conseguirão atingir bons resultados e aumentar as chances de sucesso corporativo.

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