Mesmo com os avanços da tecnologia e a constante transformação do ambiente de trabalho, as reuniões costumam se manter como grandes perdas de tempo na maioria das situações. E a solução não é simplesmente acabar com elas. Pelo contrário: realizando reuniões mais inteligentes, é possível contar com todos benefícios deste tipo de encontro sem impactar a produtividade dos evolvidos.

Conheça a seguir 7 dicas para ter reuniões mais produtivas e trabalhar de forma mais inteligente:

1. Estabeleça um tempo limite

Reuniões sem um tempo de duração determinado acabam sempre durando muito além do que deveriam e comprometem a produtivamente de todos os envolvidos. Considere o tempo necessário para tratar da pauta e determine uma duração máxima. E, claro, certifique-se de que este tempo seja respeitado. Isso vai servir para otimizar o seu tempo e garantir que a reunião seja bem mais objetiva.

2. Determine um propósito

Parece básico, e realmente é. Toda reunião precisa de um propósito, uma pauta. Do contrário, não há razão para marcá-la. Não organize uma reunião sem objetivo bem definido, já que isso compromete a produtividade dos envolvidos e não resolve nenhuma pendência. Valorize o tempo das pessoas e o seu mesmo.

3. Crie uma lista de assuntos

Uma ótima maneira de garantir que os objetivos da reunião sejam cumpridos e seja possível manter a objetividade durante a duração dela, é essencial que seja elaborada uma pauta. Esta deve conter a lista de assuntos a serem discutidos na reunião e deve ser utilizada durante todo o tempo. Também é importante que não se perca o rumo da reunião fugindo dos tópicos desta lista.

4. Delegue tarefas

Não deixe que uma reunião termine sem que os seus envolvidos não tenham tarefas designadas. Se estão participando, é porque possuem um papel a desempenhar em algum aspecto do negócio da empresa. Ao discutir o que precisa ser feito, já delegue as tarefas adequadamente. Do contrário, muito será decidido e nada será feito porque nenhum responsável foi apontado.

5. Faça um follow-up

Assim como é importante delegar tarefas durante uma reunião também é preciso se certificar de que elas sejam cumpridas. O responsável deve manter contato com os profissionais envolvidos e realizar um follow-up competente sobre o que era necessário ser feito e qual o status desta tarefa.

6. Envolva só quem for necessário

Muitas reuniões acabam sendo pouco produtivas porque impactam a rotina de muitos profissionais de forma desnecessária. Somente convide para uma reunião aquelas pessoas que realmente precisam estar nela. Para se certificar de que mais gente fique por dentro dos assuntos discutidos, basta encaminhar a ata da reunião por e-mail depois que ela terminar. Assim, a discussão é otimizada, assim como o tempo.

7. Evite distrações

A tentação de se perder em conversas paralelas durante uma reunião deve ser contida sempre. Para se atingir os objetivos dela e fazê-lo em uma duração produtiva, é preciso que todos os envolvidos estejam dispostos a se dedicar a ela por completo. Se possível, estimule os participantes a deixarem os seus celulares em suas mesas, já que estes aparelhos costumam ser campeões de distrações.

Para realizar uma reunião produtiva, é preciso ter um bom planejamento. É necessário saber que motivo levou à organização da reunião e ter foco durante ela. Isso vai fazer com que os resultados sejam conquistados com mais facilidade e também fará maravilhas pela produtividade dos envolvidos, que não verão o seu dia desandar por conta de uma reunião mais demorada do que o necessário.

As suas reuniões costumam ser produtivas? Quais você acredita que possam ser as principais falhas delas? Deixe um comentário e participe!