Quanto custa uma reunião de trabalho? Saiba como calcular!

Sabe aquela reunião de trabalho que parece só estar te fazendo perder tempo? Pois é, ela também custa dinheiro. Veja um app que te ajuda a saber quanto.(...)

Autor: Bruno Saes

Você é daqueles que não aguentam mais aquela entediante reunião de trabalho, que parece não levar a lugar algum? A sua empresa também gasta horas organizando e realizando esses meetings e encontros que às vezes parecem tão improdutivos? Bom, saiba que elas não custam apenas o seu tempo, mas também o dinheiro da companhia.

Para se ter uma noção de quanto tempo de produtividade real a sua empresa – ou a companhia que você trabalha – perde com as reuniões, basta fazer uma breve reflexão.

  1. Gastamos tempo para planejar e convidar todos os participantes.
  2. Perdemos tempo esperando todos eles chegarem.
  3. (E pior) Levamos horas discutindo pontos que se mostram irrelevantes.

E é justamente essa ineficácia o pior problema das reuniões, como aponta uma recente pesquisa da Bain & Company survey. O estudo em uma grande empresa mostrou que os colaboradores desperdiçavam cerca de 300.000 horas por ano com apenas uma reunião executiva semanal. O problema é que uma reunião acabava levando a outra.

Mas e quanto custa essa reunião de trabalho

Para responder essa pergunta, a Harvard Business Review criou um tipo de calculadora, chamada de Meeting Cost, que faz as contas de uma média gasta por ano com as suas reuniões. Veja um exemplo de uma empresa que reúne 5 colaboradores em uma reunião de aproximadamente 30 minutos. Se a média salarial dos participantes do encontro for de R$ 60 mil anuais, a empresa gastará R$ 105 apenas nessa meia hora.

Agora imagine esses custos com reuniões mais demoradas e mais participantes. Realmente os custos vão te fazer pensar bem se essa reunião resultará em decisões importantes o bastante para valer a pena. Assim, esses encontros devem ser assertivos, pontuais e com objetivos bem claros.

Programa calcula quanto custa uma reunião de trabalho

Faça o cálculo de suas reuniões

Apesar de estar em inglês e fazer cálculos com dólar, não é difícil utilizar a calculadora criada pela Harvard Business Review. Veja no site aqui. Basta informar um nome para a reunião, o número de participantes e a média salarial deles. Você também pode baixar o app da ferramenta, que está disponível para iOS e Android.

Com esse número, mesmo que seja uma aproximação, fica mais fácil avaliar quem deve participar, qual o tempo deve durar e, principalmente, se a reunião é realmente necessária. Veja também 7 dicas para ter reuniões mais produtivas e conheça um aplicativo que facilita a preparação da ata no padrão PMI.

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E aí, acha que essa calculadora será uma aliada no combate contra as intermináveis e entediantes reuniões? Deixe seu comentário e compartilhe outras dicas para ter encontros profissionais mais produtivos.

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