O que é process mining? Entenda e saiba como usar no seu negócio

Você já ouviu falar sobre process mining? O termo vem ganhando espaço no mercado corporativo, principalmente entre as empresas que buscam aumentar a produtividade e entender os gargalos do negócio.

Mas se você ainda não conhece, não se preocupe pois este é o momento ideal para você conhecer mais sobre o assunto. Portanto, continue acompanhando o post e saiba mais!

O que é process mining?

O process mining, ou mineração de processos, é um método de mapeamento que tem como principal objetivo compreender os processos e fluxos de atividades de uma empresa ou mesmo departamento. 

Este método vem sendo empregado por muitos empreendimentos e gestores com o intuito de melhorar e ter mais controle sobre os procedimentos realizados no âmbito empresarial.

Usando informações coletadas nos bancos de dados das empresas, essa mineração de processos é obtida por meio de movimentações sistêmicas.

É importante destacar que o gerenciamento de processos vem desenvolvendo-se cada vez mais com o passar dos anos desde a década de 1960, passando a fazer parte da rotina de diversos departamento.

Inicialmente, o método que regia o gerenciamento de processos era chamado de Gestão de Qualidade Total (TQM).

Posteriormente, surgiram as técnicas de Reengenharia de Processos, Lean Six Sigma e, por fim, o Business Process Management (BPM), o qual também é conhecido como Gerenciamento de Processos de Negócio.

Podemos dizer, que o novo ciclo de evolução dentro do gerenciamento de processos é o process mining.

Como funciona?

Para que você compreenda como o process mining funciona na prática, iremos exemplificar a seguir seu modo de operar, bem como descrever as três etapas que compreendem este método. 

Começando com o exemplo, primeiramente é necessário salientar que hoje em dia a maioria das empresas conta com algum sistema de gestão, onde ficam armazenados inúmeros dados.

Passado algum tempo, essas informações, aparentemente, não apresentam nenhuma utilidade para o negócio, sendo deixadas no esquecimento em um arquivo morto. 

Ocorre que esses dados oferecem significativas informações para gestores e empreendedores, os quais podem ser usados de forma estratégica. E é aí que o process mining entra em ação.

A ideia deste método é analisar todas as informações reunidas ao longo dos anos por meio da engenharia reversa, ou seja, avaliar cada etapa do processo de forma regressiva com o objetivo de compreender a eficiência dos processos.

Por exemplo, no departamento de contabilidade é identificada a saída de um determinado valor em dinheiro. Empregando a engenharia reversa, verifica-se que esse valor é proveniente de um boleto pago pela empresa para um fornecedor.

Por sua vez, o boleto está relacionado a uma nota fiscal emitida pelo fornecedor. Posteriormente, identifica-se  que essa nota foi gerada a partir da efetivação de uma compra pela empresa.

Por último, é visto que essa aquisição se derivou da solicitação de compra efetuada por um determinado setor do empreendimento. Desse modo, é possível investigar cada etapa de todo o processo de solicitação, compra e pagamento de um determinado produto ou insumo.

Agora que você pôde compreender um pouco mais sobre o process mining, veja a seguir as três etapas que conformam este método.

1. Descoberta

A primeira etapa de realização do process mining é a de descoberta, a qual consiste em organizar todos os dados armazenados pela empresa, de modo que o cenário real de concretização de processos se evidencie. 

2. Confirmação

Na segunda etapa, a de confirmação, é realizada a comparação entre o cenário real identificado na primeira etapa e o cenário almejado pela empresa, de modo a identificar falhas. É nesta fase que é aplicado o conceito de engenharia reversa para auxiliar na análise dos processos. 

Além disso, ocorre a interpretação prévia das informações e criação de hipóteses por meio de inteligência artificial ou por uma consultoria especializada. 

3. Melhorias

Por fim, a última etapa consiste na interpretação final dos dados e na proposição de melhorias para aumentar a eficiência nos processos.

Os benefícios de aplicar o process mining na empresa

Veja, a seguir, um conjunto de benefícios proporcionados pela mineração de processos.

1. Otimização de processos

Um dos principais benefícios acarretados pelo process mining é a otimização de processos, tendo em vista que as atividades da empresa são todas avaliadas com o intuito de encontrar falhas e gargalos na execução.

2. Aumento da qualidade de produtos e/ou serviços

Com a otimização de processos e toda a análise realizada durante o process mining, consequentemente, ocorre o aumento da qualidade de produtos ou serviços oferecidos pela empresa, visto que problemas são solucionados e novas estratégias mais eficazes são implementadas.

3. Maior economia

Por último, os benefícios destacados acima desencadeiam uma maior economia para a empresa, pois os processos são otimizados, eliminando falhas e gastos desnecessários. Além disso, vale destacar que, no âmbito financeiro, é possível obter maior lucratividade.

Isso ocorre, tendo em vista que o aumento na qualidade dos produtos e/ou serviços se refletem em uma maior satisfação dos clientes, os quais acabam por se fidelizar. É necessário lembrar que um cliente fidelizado gera maior economia, pois é mais barato do que captar novos consumidores. 

Dicas para começar a implementar o process mining

Para implementar o process mining em sua empresa, é necessário contar com um sistema de gerenciamento e profissionais habilitados para manusear essa tecnologia ou contratar uma consultoria especializada no assunto, a qual se encarregará de executar com excelência todas as etapas mencionadas no post.

Caso você deseje realizar uma experiência curta na área antes de ingressar na faculdade ou até mesmo busca um curso para capacitar rapidamente os seus colaboradores, a Impacta conta com um curso online de Gestão de Processos e Sistemas para Empreendedores, o qual conta com apenas 3 horas de aula e oferece um panorama geral da área.

Concluindo…

Como você pôde perceber, o process mining é um método inovador dentro da área de gerenciamento de processos. Além disso, é um método que consiste em apenas três etapas para ser concluído.

No entanto, para realizar essas etapas, é necessário contar tanto com um sistema que possua inteligência artificial quanto com a expertise necessária para operar o sistema e interpretar os dados obtidos. 

Assim sendo, é de suma importância contar com uma consultoria que detenha boa formação na área, graduar-se ou realizar um curso em uma instituição de qualidade para complementar os conhecimentos previamente adquiridos.

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Até a próxima!