O pesadelo das classificações de spam – Como evitá-lo em 15 dicas.

Praticamente todos os usuários de internet que possuam uma conta de e-mail já receberam algum tipo de Spam em suas caixas. Spam caracteriza-se por qualquer tipo de comunicação enviada a alguém que não solicitou recebê-la, desde folhetos impressos à e-mail marketing, onde o termo é mais difundido.
Diversas empresas, no entanto, enviam newsletters, boletins informativos, e-letters, comunicações publicitárias e afins para usuários que se cadastram para recebê-las em algum lugar. Ou não. Muitas companhias trabalham bases de dados em caráter de prospecção, onde constam diversos indivíduos com aderência às comunicações enviadas que as recebem mesmo sem tê-las solicitado. Esses disparos de e-mail marketing podem constituir uma excelente ferramenta de novos negócios para as empresas, enquanto não houver um número alto de classificações de spam referentes a eles.
Alguns profissionais que utilizam ferramentas de disparo de e-mail marketing consideram as “classificações de Spam” um verdadeiro pesadelo. Através deles, os usuários recebedores de comunicação podem classificar as mensagens – e seu remetente – , como indesejados, algo que pode arruinar a reputação do domínio utilizado pela empresa na internet. No entanto, existem maneiras de evitar esse tipo de classificação negativa e até revertê-las.
De acordo com conselhos de Michael Linthorst, CEO da Copernica Marketing Software e blogueiro do portal Econsultancy, preparamos uma série com 15 dicas, para ajudá-lo a reduzir a quantidade de reclamações de Spam que você recebe. Confira algumas abaixo:

      1. Realize opt-ins duplos

Para garantir que quem recebe suas mensagens tem, de fato, interesse por elas, você pode utilizar opt-ins duplos.  Opt-in é o termo utilizado para caracterizar um usuário que se cadastra espontaneamente em algum veículo para receber comunicações via e-mail.  Utilizando um sistema de opt-in duplo – onde você solicita que o usuário confirme sua inscrição através de um link em um email -, você pode prevenir erros de digitação e garantir que o usuário não se inscreveu usando o e-mail de outra pessoa. Isso pode reduzir sua base mas é preferível ter um opt-in que queira receber seus emails, do que vários que o classifiquem como Spam no primeiro envio.

      2.  Seja reconhecível

Outra razão comum pela qual se classificam certos e-mails como Spam é quando não se reconhece o remetente. Usar apenas um endereço de e-mail como remetente é um dos piores erros nesse sentido.
Sendo assim, não use apenas info@empresax.com.br, por exemplo; prefira um nome claro como “Empresa X” se desejar que suas comunicações não caiam em listas de spam.

      3. Não esconda o botão de opt-out
O opt-out é um botão onde o recebedor do e-mail pode clicar se optar por não receber mais aquelas comunicações. Pior do que esconder o botão de opt-out é simplesmente não o inserir em lugar algum. Quando os destinatários não quiserem mais receber seus e-mails e não encontrarem o botão de opt-out, a saída mais provável será classificar a mensagem como Spam para não mais recebê-la.

      4. Não use endereços no-reply

Algumas pessoas não procuram o link de opt-out, ou sequer conhecem essa possibilidade; mas respondem a mensagem dizendo que não querem mais receber tais e-mails.
Nesses casos, assim que o recebedor da mensagem perceber que não é possível respondê-la, seja por seu endereço de e-mail começar com no-reply ou porque as mensagens dão erro e retornam, a primeira coisa que ele provavelmente fará é classificá-lo como Spam.

      5.Peça a destinatários inativos para renovar assinaturas

Um usuário que tenha pedido para receber suas comunicações um tempo atrás pode não estar mais interessado em recebê-las. Talvez tenha trocado de e-mail – situação recorrente quando se cadastra um e-mail corporativo -,ou simplesmente perdido o interesse. Pessoas que não estejam mais interessadas em seus e-mails diminuem sua taxa de “mensagens abertas” e isso não é muito bom para a reputação de seu domínio. Envie aos destinatários que não tenham aberto seus e-mails há certo tempo, uma mensagem perguntando se desejam continuar recebendo. Envie um lembrete se você não receber resposta. Ainda sem retorno? Considere este endereço um opt-out.

      6. Escolha bem seus títulos

Alguns filtros antispam ou endereços corporativos com configurações de proteção podem barrar mensagens que contenham expressões e palavras que são automaticamente consideradas Spam. Expressões citando “Trabalhe sem sair de casa”, “Encontre solteiros(as) em sua região” e etc, são frequentemente consideradas Spam. Pode parecer óbvio, mas existem diversas outras palavras expressões mais “inocentes” que também podem ser barradas, como “Compre agora”, “Clique aqui”, “Oportunidade”, “Compare”e etc. É preciso selecionar bem o que inserir no título e adaptar o necessário para não cair em listas de spam.

      7. Teste seus envios previamente 

Antes de disparar suas comunicações para grandes bases de dados, é recomendável que você envie um teste do e-mail pronto para algum, ou até mesmo alguns e-mails internos. Dessa forma, você pode verificar se as fotos estão carregando, os links estão funcionando, a mensagem está chegando, e a formatação está correta. Imagens que não carregam, formatações confusas e links que não abrem podem passar ao destinatário a impressão de que a mensagem enviada é Spam.

      8. Assine feedback loops

Feedback loops são programas oferecidos por alguns domínios de e-mails que habilitam disparadores a processar as classificações de Spam como opt-outs. Eles também lhe enviam um aviso sempre que seu e-mail for marcado como Spam por algum destinatário.
Servem como ferramenta analítica, para identificar as bases de dados de maior retorno e que têm menos marcações de Spam.

      9. Atribua uma identidade visual a suas mensagens

O usuário que se cadastra para receber newsletters e outras comunicações em um determinado momento, irá recebê-las em meio à diversos outros e-mails. Para que em uma lista extensa ele possa identificar que aquelas mensagens são suas, é bom atribuir à elas uma identidade  visual: uma padronização de cores, fonte, formatação e linguagem, podem não só prevenir que sua mensagem seja tratada como “desconhecida” e classificada como Spam, como também  destacá-la em meio á outras comunicações recebidas.

      10. Não bombardeie o leitor

Quanto mais “bombardeada” for a caixa de e-mail do leitor menos espera-se que ele abra todas as mensagens. Dessa forma, em eventuais “limpezas” na caixa de e-mail, os e-mail marketings mais constantemente enviados tem a preferência não só para serem deletados mas também para serem classificados como Spam e não mais recebidos. É essencial um planejamento bem pensado e uma programação de campanhas que leve em conta a quantidade de comunicações enviadas ao destinatário.

      11. Atente-se a anexos e suas dimensões

Caixas de e-mail cheias e provedores de pouca capacidade, podem barrar mensagens de tamanhos maiores. Nesse sentido, arquivos anexos tendem a ser uma má pedida no envio de e-mail marketing. Além de criar suspeita no usuário, que geralmente o considerará como vírus, anexos contribuem para aumentar o “peso” da mensagem enviada desnecessariamente. Nesse caso, prefira disponibilizar o conteúdo que seria enviado anexo em algum lugar da internet, e opte por links no corpo do texto de sem e-mail marketing.

      12. Selecione e filtre as imagens a serem utilizadas

Mensagens de e-mail marketing que contenham apenas imagens podem ser consideradas Spam pelos próprios provedores, além de aumentar o tamanho e “peso” do e-mail. O ideal é misturá-las com textos efetivos. Além disso, alguns provedores podem ter problemas para carregar e exibir as imagens, o que pode fazer com que sua mensagem seja considerada Spam pelo usuário. Opte por menos imagens e por inserir as informações mais relevantes no texto, de modo a não comprometer o conteúdo de sua mensagem, caso as imagens não sejam exibidas pelo e-mail do usuário.

      13. Utilize disparadores de e-mail e escolha-os bem

Geralmente, os provedores de e-mail monitoram os IPs que enviam muitos e-mails de uma vez e automaticamente os consideram Spam. Ferramentas próprias para envio de e-mail (ou “disparadores”) podem ajudar nesse sentido. Além delas possuírem diversos servidores distintos, que evitam a associação de um único IP ao envio de várias mensagens, também são ferramentas efetivas para monitorar e controlar seus envios, apresentando relatórios de envios e números de visualizações.

      14. Opte sempre por codificação HTML

Pensando no quão genérico deve ser o conteúdo de seu e-mail marketing para que o usuário de qualquer provedor possa recebê-lo sem problemas, o ideal é optar sempre por mensagens em HTML puro. Outras codificações como CSSs, DIVs, Styles, Javascripts e principalmente conteúdos em Flash costumam ser bloqueados na maioria dos webmails, que os classificam como Spam e os enviam direto às pastas de lixo eletrônico.
      15. Atente-se à “pontuação” de seu e-mail
Somando as recomendações já comentadas, podemos pensar em como trabalhar uma das principais características dos provedores de e-mail para definir uma mensagem como Spam: a pontuação atribuída à ela. Sobretudo através da ferramenta SpamAssassin, provedores atribuem pontos a cada “deslize” cometido pelo remetente, no sentido de caracterizar a mensagem como Spam. Por exemplo, utilizar “Compre já” no título do e-mail vale X pontos, escrever “Clique aqui” com fonte, cor e tamanho diferente do resto do corpo do texto vale Y pontos, extrapolar o tamanho da imagem inserida em relação ao texto vale Z pontos, e assim por diante. Os servidores trabalham com limites distintos de pontuação que podem ser atingidos, geralmente variando entre 5 e 10 pontos. Com menos de 5 pontos, por exemplo, a mensagem é enviada direto à caixa de entrada. Entre 5 e 10 pontos ela vai para lixo eletrônico e com 10 ou mais ela é diretamente bloqueada. Pensando nisso,  e na impossibilidade de saber qual o limite de pontos do provedor do e-mail do destinatário, é imprescindível seguir o máximo de recomendações possível para não cair em listas de spam.
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