Microsoft Project: ferramenta de gestão de projetos

Se você quer facilitar a sua gestão de projetos, precisa conhecer o Microsoft Project, que te ajuda desde o planejamento até a distribuição de tarefas!(...)

Autor: Redação Impacta

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Contemporâneo do MS-DOS, o Microsoft Project é considerado um dos aplicativos mais adequados à área de gerenciamento de projetos. Isso porque ele evoluiu junto com os sistemas operacionais da gigante norte-americana que o produz e empresta seu nome a esse software.
O programa proporciona aos líderes facilidades como calendários detalhados, distribuidores automáticos de tarefas e visualização de dados em múltiplos ângulos, entre outras vantagens.
Ficou interessado? Então acompanhe, neste post, dicas de como o domínio dessa plataforma pode transformar a sua carreira. Venha com a gente!

Utilize o app no planejamento

O Microsoft Project foi criado especialmente para apoiar o gerenciamento de projetos, isto é, para servir de suporte à aplicação de conhecimento, atributos, acessórios e estratégias no cumprimento das metas necessárias ao alcance de um ou mais objetivos.
É possível utilizar o software tanto para metas específicas — criação de um novo produto, expansão de uma fábrica, automatização de determinada atividade — como no próprio planejamento estratégico da empresa.
Desse modo, essa solução de tecnologia ajuda a identificar os pontos fortes de uma companhia — que terão de ser aperfeiçoados — e a encontrar as principais vulnerabilidades, que terão de ser corrigidas e superadas.
Em outras palavras: ele mostra de forma didática a visualização das condições atuais da empresa. De acordo com os planos dessa companhia, a plataforma direciona o que é preciso fazer para alcançá-los.
Ferramentas de planejamento integradas organizam ações e processos antes de eles serem iniciados. De forma natural, a execução dessas atribuições tende a ser mais eficiente.
Os acessórios de planejamento desse software são bastante intuitivos, ou seja, possuem manipulação fácil. Há modelos internos de planejamento, com fluxogramas e mapas de processos, que podem ser personalizados.
Entre essas ferramentas existem recursos de planejamento clássicos, como o gráfico de Gantt, que ajuda a controlar os prazos e a execução das atividades. O líder fica mais tranquilo sobre o andamento do projeto.
Assim, esse gráfico é apresentado de forma muito instrutiva, com um painel visual simples, que aponta o estado de cada uma das missões a serem desempenhadas, como data de início, tempo necessário para a conclusão, entre outros dados.

O Microsoft Project, portanto, funciona tanto para delinear os planos como para acompanhá-los até o seu encerramento, temas que abordaremos com mais profundidade nos próximos tópicos. Confira!

Monitore os planos com o Microsoft Project

Depois de criar o seu planejamento com o Microsoft Project, você também poderá usar esse app na supervisão das ações programadas. Ele tem um cronograma bastante detalhado, com controle deslizante de exibição, alguns recursos do Excel, uma ferramenta de copiar e colar avançada e, principalmente, uma linha do tempo, também chamada de linha de base ou basic line

É nessa linha de base que está o segredo para o bom uso do Project. Ela calcula a previsão de datas e cria um modelo dinâmico de estimativas. Muitos usuários se sentem intimidados em deixar que uma ferramenta eletrônica faça um serviço tão delicado como o acompanhamento de prazos.
O Microsoft Project, porém, é um aplicativo muito consolidado no mercado. São exemplos de companhias que já utilizaram os serviços dessa aplicação a Toyota, a BMW, a Tesla, a Netflix, a Intel, entre outras.
Retornemos à linha de base. Quando o usuário a salva no programa, são marcadas todas as etapas até o encerramento com as respectivas datas para cada ação.
Essa linha calcula desvios e simula cenários para compensar falhas. Vamos para um exemplo prático. Imagine um projeto dividido em quatro fases, sendo que cada uma delas será associada às letras A, B, C e D. Suponha, ainda, que seja adotado o seguinte calendário:

  • fase A programada para encerrar no dia 5;
  • ciclo B planejado para ser concluído no dia 10;
  • estágio C agendado para terminar no dia 15;
  • etapa D, a última, prevista para acabar no dia 20, quando todas as fases deverão ser entregues.

A linha de base do Microsoft Project vai exibir progressivamente a evolução desses ciclos, conforme eles forem avançando. Se qualquer uma das letras sair da curva, o software exibirá de forma realçada essa desconformidade.
Imagine que a fábrica passou por uma greve e que a atividade A, em vez de ser terminada no dia 5, foi concluída no dia 7. O app faz um rearranjo dos planos, indicando opções de medidas que podem ser tomadas para que a meta final — chegar à fase D até o dia 20 — não seja comprometida.
Desse modo, o software informa: a partir desse desvio — dois dias de atraso no ciclo A —, a etapa B, que até então seria realizada durante três dias em jornadas de seis horas, vai demandar seis dias de trabalho em expedientes de 12 horas.
Assim, embora tenha havido um erro na fase A, o cliente não sofrerá com isso, pois tudo estará acertado para a fase D, no dia 20, sem a necessidade de novos acordos e negociações. 
É preciso, porém, que o líder escolha as alternativas que melhor atenderão à correção do projeto. Lembre-se: o Project torna o problema visível, mas não o resolve para você. Afinal de contas, estamos falando de tecnologia, não de milagre!

Aproveite o software na distribuição das tarefas

Outro importante recurso é o Team Planner (planejador de equipes). Por meio dessa ferramenta, o gestor visualiza as tarefas da linha de base e as compartilha com a equipe e outros stakeholders.
Desse modo, aquela linha de base sobre a qual falamos na parte anterior deste post fica acessível a todos em diversos dispositivos e vários sistemas operacionais, como o Windows, o iOS e o Android. Assim, os integrantes do time atualizam as atividades nessa linha de tempo, mantendo todos informados sobre tudo.
Além disso, o gestor pode escolher acompanhar apenas parte das tarefas, delegando algumas delas para os subordinados, o que dará mais tempo de dedicação às funções mais relevantes.
Isso porque o aplicativo aponta quais são as tarefas críticas, ou seja, as que influenciam no resultado final da programação. Assim, o trabalho de gerenciamento do time fica muito mais fácil.
Afinal de contas, esse líder consegue cobrar as pessoas certas, sem perdas de tempo, coordenando melhor a atuação em conjunto. A qualidade do trabalho em grupo é tão importante que vem sendo considerada como um dos cinco pilares para uma gestão eficiente.
Com o uso desse software, dúvidas, alterações, novos pedidos e consultas de relatórios ficam disponíveis em tempo real para todos os profissionais envolvidos, o que fomenta a integração.

Produza relatórios com o programa

O Microsoft Project também ajuda a produzir e a distribuir relatórios, imprescindíveis na mensuração dos resultados. Ele oferece, por exemplo, a emissão dos gráficos de Burndown, que fazem a análise do desempenho da equipe. Por meio desse documento, é possível levantar informações como:

  • índice de acertos e falhas do time;
  • nível de organização dessa equipe;
  • quais medidas podem ser tomadas para aperfeiçoar esse grupo.

Gráficos como o de Burndown denotam, portanto, informações relevantes sobre a eficiência dos colaboradores. O Microsoft Project permite a elaboração de outros tipos de relatórios, como os financeiros. 
Assim como o que acontece com a linha de base, também dá para compartilhar esses relatórios por meio dessa solução de informática, o que agiliza a comunicação interna, evita erros e potencializa os acertos.
É importante que o gestor nunca subestime a elaboração e a interpretação dos relatórios, pois são elas que revelam os resultados e informam se os objetivos foram alcançados ou não. 
O Microsoft Project, portanto, é essencial para quem tem ambições de crescer nas carreiras de gerenciamento. Com aprendizado rápido e ensino de qualidade, qualquer profissional consegue dominar esse software e extrair o melhor dele para fortalecer as próprias habilidades, bem como as dos seus colaboradores.
Assim, você dará mais um passo em direção ao antigo sonho de um dia ocupar uma posição de liderança.

Para conhecer mais sobre o Project 2016, como o prazo máximo de um projeto, com este vídeo do instrutor André Vasconcelos:

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4 Comentários

  1. lilian disse:

    Muito Bom!!!!
    vocês oferecem curso online?

  2. Ana disse:

    Boa tarde e muito obrigada pelo artigo. Pessoalmente utilizo http://kanbantool.com – ajuda me estabelecer as metas e atingir os objetivos 🙂 Rocomendo

    • Redação Impacta disse:

      Obrigado pelo comentário, Ana.
      Que bom que tenha gostado do nosso artigo, foi feito com muita dedicação. Muito obrigado pela plataforma sugerida, é muito importante conhecermos o maior número de plataformas para que possamos nos planejar melhor!

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