{"id":9918,"date":"2016-08-24T09:51:08","date_gmt":"2016-08-24T12:51:08","guid":{"rendered":"http:\/\/www.impacta.com.br\/blog\/?p=9918"},"modified":"2016-08-24T09:51:08","modified_gmt":"2016-08-24T12:51:08","slug":"como-incorporar-o-excel-na-sua-rotina-de-trabalho","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.impacta.com.br\/blog\/como-incorporar-o-excel-na-sua-rotina-de-trabalho\/","title":{"rendered":"Como incorporar o Excel na sua rotina de trabalho?"},"content":{"rendered":"

Das aplica\u00e7\u00f5es de escrit\u00f3rio mais utilizadas no mercado, o Excel<\/strong> \u00e9, sem d\u00favida, uma das mais importantes. Ferramenta indispens\u00e1vel para quem lida com c\u00e1lculos e grandes volumes de dados<\/a>, o Excel \u00e9 ideal para otimizar a rotina de trabalho e tornar algumas atividades autom\u00e1ticas, dispensando o uso de calculadoras e outras ferramentas de dados.<\/span><\/p>\n

Quem ainda n\u00e3o incorporou o Excel \u00e0 rotina de trabalho deveria faz\u00ea-lo logo, afinal, trata-se de um dos aplicativos que fazem parte do pacote Office<\/a> e est\u00e1 dispon\u00edvel em qualquer m\u00e1quina que use o Windows como sistema operacional. Mas como utilizar essa ferramenta t\u00e3o importante?<\/span><\/p>\n

Excel na rotina de trabalho:<\/span><\/strong><\/h2>\n

Tabelas<\/strong><\/span><\/h3>\n

O pr\u00f3prio visual do Excel j\u00e1 leva os usu\u00e1rios a pensarem em tabelas. A ferramenta comporta tabelas de at\u00e9 1 milh\u00e3o de linhas por 16 mil colunas, ou seja, cabe muita informa\u00e7\u00e3o a\u00ed. Voc\u00ea pode, por exemplo, criar tabelas para gerenciar um cronograma de trabalho.<\/span><\/p>\n

Nas linhas, voc\u00ea insere as atividades a serem realizadas e nas colunas os dias da semana, preenchendo cada espa\u00e7o com cores, n\u00fameros, letras ou qualquer outra forma que fique f\u00e1cil de identificar qual \u00e9 o seu prazo para entregar cada atividade.<\/span><\/p>\n

C\u00e1lculos simples<\/strong><\/span><\/h3>\n

Somar, diminuir, multiplicar e dividir s\u00e3o fun\u00e7\u00f5es f\u00e1ceis<\/a> de realizar no Excel. Com elas voc\u00ea pode inserir uma grande quantidade de dados e ter os resultados em milissegundos, sem precisar da calculadora.<\/span><\/p>\n

Imagine que voc\u00ea est\u00e1 iniciando seu pr\u00f3prio neg\u00f3cio e precisa controlar os investimentos realizados. Voc\u00ea pode criar uma tabela no Excel, com todos os dados detalhados, e acionar a fun\u00e7\u00e3o AutoSoma<\/strong>. Essa fun\u00e7\u00e3o indica, na c\u00e9lula selecionada, o resultado da sua opera\u00e7\u00e3o. Voc\u00ea pode alterar os dados, inserir linhas e colunas, e a fun\u00e7\u00e3o continuar\u00e1 l\u00e1, realizando os c\u00e1lculos matem\u00e1ticos por voc\u00ea.<\/span><\/p>\n

Outro exemplo para inserir o Excel na sua rotina de trabalho \u00e9 na divis\u00e3o de despesas. Tendo mais 2 s\u00f3cios, voc\u00ea pode somar todas as despesas do empreendimento e realizar o rateio ao final, determinando quanto cabe a cada um.<\/span><\/p>\n

\"N\u00e3o<\/a><\/h2>\n

F\u00f3rmulas complexas<\/strong><\/span><\/h2>\n

O Excel tamb\u00e9m auxilia em c\u00e1lculos complexos, como fun\u00e7\u00f5es, logaritmos, estat\u00edsticas, entre outros. \u00c9 claro que voc\u00ea vai precisar de um conhecimento mais aprofundado da ferramenta<\/a>, entretanto, aos poucos \u00e9 poss\u00edvel ir aprendendo como aplicar cada uma dessas fun\u00e7\u00f5es para melhorar a sua rotina de trabalho.<\/span><\/p>\n

Um dos usos que voc\u00ea pode fazer \u00e9 no c\u00e1lculo de metas de vendas ou indicadores de desempenho. Cruzando os dados entre linhas e colunas, voc\u00ea consegue determinar se est\u00e1 atingindo suas metas (previsto versus<\/em> realizado) ou como andam os indicadores de performance do seu empreendimento, como produtividade, lucratividade e retorno sobre o investimento.<\/span><\/p>\n

Banco de dados<\/strong><\/span><\/h2>\n

Com o Excel voc\u00ea tamb\u00e9m pode criar bancos de dados<\/a> para controlar informa\u00e7\u00f5es de clientes, fornecedores, vendas etc. Para quem precisa manter um bom relacionamento, por exemplo, \u00e9 poss\u00edvel inserir cada nome em uma linha e dados complementares em cada coluna, como idade, endere\u00e7o, telefone, ticket m\u00e9dio, hist\u00f3rico de compras e outras informa\u00e7\u00f5es valiosas.<\/span><\/p>\n

Depois de pronto, voc\u00ea pode usar esse banco de dados para fazer etiquetas e malas diretas, mantendo uma comunica\u00e7\u00e3o constante e eficaz com clientes. Pode ainda importar essas tabelas para sistemas de automa\u00e7\u00e3o de marketing, como MailChimp<\/strong>, CRMs e ERPs, facilitando a migra\u00e7\u00e3o de dados para tecnologias mais robustas.<\/span><\/p>\n

Controle de datas<\/strong><\/span><\/h3>\n

Quem trabalha com contratos e tem que ficar alerta com datas de vencimento e renova\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m pode fazer bom uso do Excel e reduzir o tempo despendido nesta tarefa. Com as fun\u00e7\u00f5es de data, o Excel calcula automaticamente quantos dias faltam para determinada data ou quando cai o vencimento do contrato. Basta voc\u00ea informar a validade.<\/span><\/p>\n

Al\u00e9m disso, \u00e9 poss\u00edvel configurar alertas e lembretes, que ajudam a sinalizar quando determinada a\u00e7\u00e3o deve ser tomada. Uma c\u00e9lula com uma data de vencimento pr\u00f3xima pode ficar amarela e com uma data j\u00e1 ultrapassada pode ficar vermelha, facilitando seu trabalho.<\/span><\/p>\n

Taxa de juros<\/strong><\/span><\/h3>\n

Se voc\u00ea vende produtos a prazo e cobra juros dos clientes que atrasam os pagamentos, \u00e9 perfeitamente poss\u00edvel configurar o Excel para que ele calcule automaticamente quanto cada cliente deve pagar. Esses dados podem ser atualizados dia a dia, facilitando o atendimento ao cliente e a presta\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 d\u00edvida.<\/span><\/p>\n

Em vez de ficar calculando juros na calculadora, voc\u00ea pode ter todos os dados atualizados e contribuir para que o financeiro tamb\u00e9m tenha um maior controle sobre as contas a receber e as informa\u00e7\u00f5es de inadimpl\u00eancia.<\/span><\/p>\n

\"Com<\/a><\/h2>\n

Fluxo de caixa<\/strong><\/span><\/h3>\n

Continuando nas fun\u00e7\u00f5es financeiras do Excel, qualquer empresa, empreendedor ou pessoa f\u00edsica pode fazer seu controle de fluxo de caixa nesta ferramenta. Usando linhas versus<\/em> colunas, voc\u00ea lista as receitas e despesas m\u00eas a m\u00eas e torna seu controle financeiro bem mais eficaz.<\/span><\/p>\n

Com as fun\u00e7\u00f5es de c\u00e1lculo, voc\u00ea determina o saldo operacional e o saldo real das suas contas, faz proje\u00e7\u00f5es de receitas e despesas e planeja seus investimentos<\/a> com muito mais seguran\u00e7a, tendo todas as informa\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis.<\/span><\/p>\n

Convers\u00e3o de moedas<\/strong><\/span><\/h3>\n

Quem trabalha com v\u00e1rias moedas – como real, d\u00f3lar e euro – pode fazer convers\u00f5es rapidamente no Excel. Basta ter as cota\u00e7\u00f5es di\u00e1rias de cada uma das moedas trabalhadas e atualizar uma planilha inteira com base nesses dados.<\/span><\/p>\n

Imaginando que voc\u00ea comercialize um software em modelo SaaS, cujo valor \u00e9 cobrado em d\u00f3lares (ou seja, bastante vari\u00e1vel), voc\u00ea pode calcular dia a dia quanto a empresa tem a receber.\u00a02 centavos de diferen\u00e7a entre um dia e outro podem n\u00e3o parecer muito, mas quando v\u00e1rios clientes pagam no mesmo dia, faz uma diferen\u00e7a enorme.<\/span><\/p>\n

Controle de informa\u00e7\u00f5es<\/strong><\/span><\/h3>\n

Voc\u00ea tamb\u00e9m pode usar o Excel para controlar informa\u00e7\u00f5es textuais em vez de n\u00fameros. Por exemplo: se voc\u00ea d\u00e1 aulas e quer saber se seus alunos foram aprovados ou reprovados, basta lan\u00e7ar todas as notas, informar qual \u00e9 a m\u00e9dia m\u00ednima para aprova\u00e7\u00e3o e automaticamente o Excel informar\u00e1, na c\u00e9lula correspondente, aprovado ou reprovado.<\/span><\/p>\n

Para dar mais charme ao seu controle, ele pode at\u00e9 exibir aprovado em verde e reprovado em vermelho. O mesmo \u00e9 v\u00e1lido para v\u00e1rios outros tipos de controle, como de pagamentos, no qual o valor da c\u00e9lula pode vir representado pelos termos \u201cem dia\u201d e \u201catrasado\u201d.<\/span><\/p>\n

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