{"id":1187,"date":"2012-09-11T16:24:49","date_gmt":"2012-09-11T19:24:49","guid":{"rendered":"http:\/\/blogimpacta.com.br\/?p=1187"},"modified":"2012-09-11T16:24:49","modified_gmt":"2012-09-11T19:24:49","slug":"a-suite-microsoft-office-e-a-revolucao-da-produtividade","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.impacta.com.br\/blog\/a-suite-microsoft-office-e-a-revolucao-da-produtividade\/","title":{"rendered":"A su\u00edte Microsoft Office e a revolu\u00e7\u00e3o da produtividade"},"content":{"rendered":"

A su\u00edte de aplicativos Microsoft Office<\/a> foi concebida para fazer com que os microcomputadores – termo corrente na d\u00e9cada de 90 – aumentassem a produtividade dos ambientes Office. <\/span>
\nOu seja, retirasse estas m\u00e1quinas das m\u00e3os dos nerds<\/em> de plant\u00e3o e tornasse esta m\u00e1quina realmente \u00fatil ao trabalhador comum. Desde o auxiliar de escrit\u00f3rio – tamb\u00e9m termo corrente na \u00e9poca – at\u00e9 a alta c\u00fapula da organiza\u00e7\u00e3o.<\/span>
\nPara os que j\u00e1 trabalhavam nos anos 80 e 90, ferramentas comuns em escrit\u00f3rios eram m\u00e1quina de escrever e calculadora de mesa. Produzir um texto, qualquer que seja, desde uma carta simples at\u00e9 um relat\u00f3rio de v\u00e1rias p\u00e1ginas, era uma tarefa enfadonha, trabalhosa, meticulosa e extremamente desgastante.<\/span>
\nExiste coisa mais estressante do que voc\u00ea produzir uma carta, a seu ver, primorosa e receb\u00ea-la de seu chefe totalmente rabiscada em vermelho porque, na vis\u00e3o dele (chefe), n\u00e3o era de linguagem adequada aos padr\u00f5es da empresa? <\/span>
\nOu voc\u00ea acabar de datilografar um documento em um papel formato A4, sem nenhum erro, com seu chefe concordando com todas as aspas, ap\u00f3strofes, agudos, v\u00edrgulas, concord\u00e2ncias verbais e tudo o que a nossa lusitana l\u00edngua oferece de armadilhas e descobrir que o mesmo primoroso documento deveria ser redigido em papel tamanho of\u00edcio. Sim, o chefe achou sua obra liter\u00e1ria fant\u00e1stica.<\/span>
\nPor\u00e9m, fez o costumeiro risco vermelho diagonal (de ponta a ponta do texto) e grampeou um animador bilhete com os dizeres:<\/span>
\n“PERFEITO! MAS POR FAVOR, REFA\u00c7A UTILIZANDO PAPEL TAMANHO OF\u00cdCIO.”<\/strong><\/span>
\nN\u00e3o vou descrever os momentos de felicidade que voc\u00ea teve ao receber do chefe seus documentos perfeitamente datilografados com complementos, adendos e outros lembretes te lembrando do que ele havia esquecido. Sim, afinal ele \u00e9 o chefe.<\/span>
\nTamb\u00e9m n\u00e3o vou relembrar aqueles momentos de \u00eaxtase do seu chefe ao descobrir um erro absurdo de portugu\u00eas que voc\u00ea acabou de cometer. Ou, ao parar o departamento inteiro para discutir a grafia correta de uma \u00fanica palavra como a que usei para definir o estado emocional do seu chefe. \u00caxtase ou estase? Confus\u00e3o estabelecida.<\/span>
\nMas, ao final do dia, a discuss\u00e3o iniciou logo ap\u00f3s o almo\u00e7o, descobre-se que ambas as formas est\u00e3o corretas. Calma, apenas a grafia. Por\u00e9m, no contexto a primeira forma deve ser utilizada. Pois \u00caXTASE significa admira\u00e7\u00e3o, assombramento, entusiasmo, espanto e outros tantos sin\u00f4nimos. <\/span>
\nJ\u00e1 a segunda forma apresentada, ESTASE, significa estancamento, bloqueio, que n\u00e3o caberia no contexto exposto.<\/span>
\nSe a confus\u00e3o era tamanha na produ\u00e7\u00e3o de textos, n\u00e3o havia muita diferen\u00e7a na produ\u00e7\u00e3o de n\u00fameros. Os quais sempre acabavam retornando para a produ\u00e7\u00e3o de textos.<\/span><\/p>\n

\u00a0 \u00a0E a \u00e1rea financeira, como funcionava?<\/b><\/span><\/h2>\n

\u00c9 a \u00e1rea respons\u00e1vel pela produ\u00e7\u00e3o das tabelas de metas das diversas \u00e1reas da empresa, entregou n\u00fameros \u00edndices para seu departamento produzir o relat\u00f3rio de metas.<\/span>
\nNesta \u00e9poca estes c\u00e1lculos eram feitos com calculadoras barulhentas de mesa ou com a eternamente perfeita HP12C. Ocorre que ao final, os c\u00e1lculos tinham que ser apresentados em relat\u00f3rios, tabelas ou uma combina\u00e7\u00e3o de ambos. Novamente vem a m\u00e1quina de escrever.<\/span>
\n Agora imagine que, depois de concluir todas as tabelas e datilografa-las no corpo dos relat\u00f3rios, produzindo verdadeiras obras de arte com aux\u00edlio das teclas \u201c|\u201d, \u201c\u201d, \u201c\/\u201d e \u201c_\u201d, \u00a0voc\u00ea recebeu a not\u00edcia que o \u00edndice que o seu chefe lhe informou e que foi utilizado para produzir todas aquelas vinte tabelas, estava errado. <\/span>
\nEra do m\u00eas passado e deveria ser deste m\u00eas. Ele se enganou. Afinal, diz o ditado que chefe n\u00e3o erra apenas se engana. Algu\u00e9m ter\u00e1 que fazer hora extra. E n\u00e3o ser\u00e1 ele. Ah! Nada de usar radex<\/strong>\u00a0– o popular branquinho. Lembra?<\/span>
\nPassada esta miss\u00e3o herc\u00falea de produ\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios, \u00e9 hora de separar as cinco vias carbonadas (uma para cada departamento) colocar no malote e entregar para o boy<\/em> distribuir. A original para a diretoria e as outras quatro para os departamentos destinat\u00e1rios. <\/span>
\nNo final do dia seu chefe recebe um telefonema e te olha enfurecido. O boy<\/em> trocou os envelopes e entregou para a diretoria uma c\u00f3pia carbonada e a original seguiu para um departamento qualquer.<\/span>
\nA culpa pela cabe\u00e7a de vento do boy<\/em> \u00e9 obviamente \u00e9 sua. Para completar o calv\u00e1rio, todas as tabelas produzidas dever\u00e3o ser apresentadas na reuni\u00e3o de metas do m\u00eas. Lembra-se das transpar\u00eancias? O problema era mant\u00ea-las em ordem e rezar para que n\u00e3o desabassem da mesa at\u00e9 o final da apresenta\u00e7\u00e3o.<\/span>
\nPara as gera\u00e7\u00f5es que come\u00e7aram a trabalhar no mundo p\u00f3s pacote Office da Microsoft, esta ins\u00f3lita hist\u00f3ria mais parece uma com\u00e9dia exagerada pontuada com termos estranhos e antiquados. M\u00e1quina de escrever, calculadora de mesa, radex<\/em>, carbono, malote e por a\u00ed afora. <\/span>
\nPor\u00e9m, esta historinha n\u00e3o serve apenas para lembrar os mais experientes que o tempo passou r\u00e1pido. Serve, sim, para lembr\u00e1-los da import\u00e2ncia desta suite de aplicativos.<\/span>
\nSempre inicio minhas aulas, principalmente as de Matem\u00e1tica Financeira, apresentando o Grupo Impacta, informando que temos mais de uma centena de instrutores especialistas em suas mat\u00e9rias, verdadeiros nerds<\/em> e que destes tantos eu sou o \u00fanico n\u00e3o nerd<\/em>. Sou um economista. Se bem que, dependendo da situa\u00e7\u00e3o, tamb\u00e9m possa ser classificado de nerd. <\/span>
\nSou um admirador do pacote Office da Microsoft. Em especial, o Excel.<\/a> Nunca enveredei por outras \u00e1reas, sempre me dediquei a este aplicativo, a esta suite. Isto porque percebi, que estes aplicativos, principalmente o Microsoft Excel t\u00eam por objetivo o ganho de produtividade. Ou seja, executar tarefas no menor tempo e com o maior grau de exatid\u00e3o poss\u00edvel.<\/span><\/p>\n

\u00a0 \u00a0O Microsoft Excel nos dias de hoje<\/strong><\/span><\/h3>\n

Se formos transportar nossa hist\u00f3ria contada no in\u00edcio deste texto para os dias atuais, todo o trabalho poder\u00e1 ser executado no Microsoft Office, em um notebook por, uma pessoa apenas, utilizando o Word<\/a> para produzir o texto sem erros gramaticais e de concord\u00e2ncia, principalmente se ele tiver um bom dicion\u00e1rio instalado. <\/span>
\nOs c\u00e1lculos poder\u00e3o ser efetuados obviamente no Microsoft Excel.<\/span>
\nNem \u00e9 preciso dizer que n\u00e3o h\u00e1 necessidade de confer\u00eancia dos resultados dos c\u00e1lculos, porque estes s\u00e3o gerados por f\u00f3rmulas. <\/span>
\nSe a empresa utilizar o recurso de modelos de documentos para o Word e de planilhas, modelo do Excel com f\u00f3rmulas protegidas e campos de inser\u00e7\u00e3o de dados validados, basta o funcion\u00e1rio imputar os n\u00fameros que os resultados sair\u00e3o automaticamente corretos.<\/span>
\n Quanto a inser\u00e7\u00e3o das tabelas do Excel no relat\u00f3rio produzido em Word, isto poder\u00e1 ser feito atrav\u00e9s do recurso Colar Especial<\/strong>, onde planilha e documento Word ficar\u00e3o conectados. Ou seja, qualquer altera\u00e7\u00e3o na planilha, automaticamente a mesma \u00e9 efetuada no Word.<\/span>
\nQuanto \u00e0 apresenta\u00e7\u00e3o na reuni\u00e3o de metas, \u00e9 s\u00f3 montar o show no PowerPoint, com todos os recursos de trocas de slides e arte que ele oferece. Se minutos antes da apresenta\u00e7\u00e3o, o chefe informar que se enganou e passou o \u00edndice errado, n\u00e3o tem problema. <\/span>
\nBasta voc\u00ea inserir o n\u00famero correto na planilha que a altera\u00e7\u00e3o ser\u00e1 automaticamente efetuada no Word e no PowerPoint<\/a>. Para melhorar, voc\u00ea pode at\u00e9 dispensar as informa\u00e7\u00f5es do seu chefe. Aquele que vez ou outra se engana. <\/span>
\nAo inv\u00e9s de esperar o \u00edndice, entre na Internet e fa\u00e7a uma conex\u00e3o direta com o Excel. Desta forma, quando o \u00edndice for informado no site, todos os documentos sofrer\u00e3o altera\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica.<\/span>
\nComparando a rotina de trabalho executada na d\u00e9cada de 90 com os tempos atuais, temos um ganho fant\u00e1stico de produtividade.<\/span>
\n Neste ponto entra a vis\u00e3o econ\u00f4mica da hist\u00f3ria. Enquanto no primeiro caso todo o processo levou dois dias envolvendo v\u00e1rios funcion\u00e1rios, nos dias atuais o mesmo processo levou apenas umas horas e poderia ser executado na sua casa, em um caf\u00e9 ou outro local qualquer que n\u00e3o te causasse tanto estresse.<\/span><\/p>\n

\u00a0 \u00a0Como o Outlook \u00e9 importante?\u00a0<\/strong><\/span><\/h4>\n

Use o Microsoft Outlook para distribuir os documentos para todos os interessados. L\u00f3gico que n\u00e3o h\u00e1 a necessidade de gastar seus preciosos minutos enviando v\u00e1rios e-mails com c\u00f3pia. <\/span>
\nVoc\u00ea deve ter criado um grupo. Neste caso, basta informar o nome do grupo que o Outlook se encarregar\u00e1 de enviar o mesmo e-mail para todos os participantes do grupo independentemente do n\u00famero de destinat\u00e1rio que este possuir.<\/span>
\nSe considerarmos a multiplica\u00e7\u00e3o deste resultado para todos os funcion\u00e1rios da empresa, veremos que o resultado final ser\u00e1 um valor consider\u00e1vel.<\/span>
\nCurtiu o post? Deixe seu coment\u00e1rio nos contando se voc\u00ea j\u00e1 conhecia todas essas fun\u00e7\u00f5es e ferramentas dentro do Pacote Office e se o conte\u00fado foi interessante!<\/span><\/p>\n

<\/i>Love<\/span>0<\/span><\/span><\/a> <\/i> <\/i>