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8 funcionalidades do Excel que vão transformar sua análise de dados

O Microsoft Office Excel é uma ferramenta bastante poderosa para organizar, analisar e interpretar dados. Inicialmente, era usado apenas para fazer somas e conferências simples; agora, é visto como uma solução que permite cruzar informações e fazer análises de dados cada vez mais complexas.

É possível usá-lo em gestão financeira, montagem de planilhas e diferentes cálculos de controle. Tudo isso com eficiência incrível até mesmo nos segmentos de finanças e contabilidade. Por isso, muitos dos seus recursos são bem conhecidos pelos seus usuários.

O programa tem 4 funções principais — planilhas, bancos de dados, tabelas e gráficos —, bem como um conjunto de ferramentas estatísticas para análise de dados com limite de 1,6 milhão de observações.

Conheça, a seguir, algumas das funcionalidades mais úteis:

1. Mapa de calor

Quando se tem muitos números para analisar, uma das funcionalidades mais úteis é o mapa de calor (também conhecido como escala de cor). Essa função permite descobrir padrões e tendências na massa de dados de forma mais rápida, já que os números são destacados com base em seu valor (alto ou baixo).

Para usar:
  • selecione os números que serão analisados;
  • clique em Página Inicial → Estilo → Formatação Condicional → Escalas de Cor;
  • escolha o estilo de mapa de calor.

2. Tendências

Um volume de dados sempre é capaz de esconder tendências importantes. Detectá-las pode ser uma tarefa difícil se não for feita da forma correta. Assim, apenas olhar para os números pode não levar a nenhuma conclusão.

Por outro lado, um gráfico de linha pode indicar rapidamente as tendências aparentes nos seus dados e até ajudar a prever qual é o cenário mais provável para o futuro.

Para usar:
  • selecione as células com os dados que serão analisados;
  • clique em Inserir → Gráficos → Gráfico de Linhas ou de Áreas.

O Excel é muito útil para a análise de dados

3. Média ponderada

Quando se trabalha com dados reais, muitas vezes a média aritmética não é suficiente para que a situação seja descrita adequadamente. Provavelmente será preciso fazer a média ponderada, com os seus devidos pesos, para chegar a uma visão real dos números.

Não há, no entanto, uma fórmula pronta no Excel que permita fazer esse cálculo. É possível, porém, usar a fórmula SOMARPRODUTO para ajudar a encontrar essa informação. Essa fórmula recebe 2 intervalos de células e retorna a soma dos produtos dos valores envolvidos.

Vamos pensar, por exemplo, no cálculo da média de salários dos colaboradores de uma empresa. Se for feita a média simples, o resultado será irreal. Com a função SOMARPRODUTO, é possível calcular a massa salarial da organização (salários multiplicados pelas quantidades de pessoas que os recebem) e, em seguida, dividir pela quantidade de profissionais.

Para usar:

  • selecione as células que serão analisadas;
  • insira a fórmula SOMARPRODUTO;
  • clique em Enter.

4. Mais relevantes

Quando se tem muitos itens para serem analisados, é comum priorizar a análise dos 5 ou 10 mais relevantes e, com eles, constituir uma amostra para facilitar o estudo.

Se for, por exemplo, a análise das vendas de 500 objetos diferentes, o estudo de cada um deles pode se tornar uma tarefa quase impossível (ou bem desgastante, trabalhosa, demorada e passível de erros). A saída, nesse caso, é filtrar a lista pelo topo ou pela base. Depois, os esforços são dirigidos apenas a esses itens.

Para usar:
  • selecione a coluna dos números que serão analisados;
  • clique com o botão direito do mouse;
  • escolha Filtrar → Filtrar por Valor da Célula Selecionada;
  • clique novamente com o botão direito do mouse;
  • selecione o valor que servirá como referência.

5. Duplicados

Na análise de dados, quando estão sendo avaliados 2 ou mais conjuntos de informações, é comum que seja necessário fazer a busca por dados que aparecem em todas as massas ou, em linguagem mais popular, por valores duplicados.

Imaginando, por exemplo, a lista de clientes que visitaram uma loja nos 2 últimos meses, é possível saber quais consumidores estiveram lá em ambos os meses (os chamados clientes recorrentes) ou quem a visitou pela 1ª vez nesse mês (os novos clientes).

Para usar:
  • selecione os intervalos de células que serão analisados;
  • clique em Página Inicial → Estilo → Formatação Condicional → Realçar Regras das Células → Valores Duplicados.

6. Tabelas dinâmicas

As tabelas dinâmicas permitem apresentar dados de forma agrupada, já que expandem e encolhem conforme a necessidade. Com elas, é possível analisar dados rapidamente para tomar decisões de negócios melhores, já que elas ajudam a resumir, analisar, explorar e apresentar os dados.

Um bom exemplo de uso é a análise simples de despesas mensais, em que as informações são atualizadas automaticamente.

Para usar:
  • crie uma base de dados com cabeçalhos, dados consistentes e formatação;
  • clique em Inserir → Tabela Dinâmica, selecione a tabela a ser usada e clique em OK;
  • arraste os campos de acordo com a categoria;
  • clique com o botão direito nos dados e selecione a opção Configuração do Campo de Valor;
  • selecione a aba Resumir Campo de Valor por e a opção Soma.

7. Segmentação de dados

Na tabela dinâmica, uma funcionalidade bastante útil é a segmentação de dados. Com ela, é possível usar filtros rápidos e visuais que facilitam (e muito!) a análise dos dados. A segmentação identifica claramente o filtro aplicado e dá detalhes que facilitam a compreensão dos dados apresentados.

É uma função útil para classificar informações de vendas de produtos de cores diferentes, como camisetas, por exemplo. Pode-se criar uma lista de cores de camisetas, conectá-la ao relatório de vendas e depois usar a segmentação de dados para ver informações sobre as vendas das cores selecionadas.

O 1º passo é criar uma base de dados estruturada. Em seguida, pode ser criada uma tabela dinâmica. Quando ela estiver pronta, é o momento de criar as segmentações de dados.

Para usar:
  • clique sobre a tabela dinâmica;
  • selecione Dados → Classificar e Filtrar → Inserir Segmentação de Dados;
  • selecione a caixa de verificação para as quais quer criar as segmentações de dados;
  • clique em OK;
  • em cada segmentação de dados, clique nos itens que quer filtrar.

8. Gráficos

A representação gráfica de dados tem a vantagem de apresentá-los de forma rápida e viva. Assim, tem-se uma visão imediata sobre o comportamento das informações. É importante ter uma visão clara dos pontos essenciais a serem notados e ter cuidado para evitar que os gráficos sejam tendenciosos.

Para usar:
  • selecione as células que serão usadas;
  • escolha o tipo de gráfico;
  • clique para visualizar o gráfico.
As regras básicas para elaborar um gráfico, portanto, são simplicidade, clareza e veracidade. O Excel tem diversas opções de gráficos. Conheça algumas:

  • diagrama de barras: gráfico mais usado no Excel. Dá fácil visibilidade aos dados da planilha e permite ver diversas informações ao mesmo tempo, o que facilita o cruzamento de dados;
  • pizza: 2º modelo mais usado e certamente o mais conhecido. Utilizado quando se quer ter uma ideia rápida de dados quantitativos;
  • dispersão: trabalha com eixos X e Y e é excelente para demonstrar uma sequência de ações, o que ajuda na tomada de decisões;
  • linha: excelente para mostrar informações em sequência e mais fácil de ser entendido do que o modelo dispersão;
  • radar: muito útil para quem deseja precisão no cruzamento de dados.

Conheça alguns tipos de gráficos do excel

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