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Como escrever um e-mail formal e ser melhor compreendido

Sabe aquele momento em que estamos digitando, sua cabeça sabe exatamente o que você quer dizer, porém você não consegue transcrever esse pensamento em um texto?

Aquele momento em que seu chefe ou seu cliente te encaminha um e-mail formal e você tem que responder de forma clara e objetiva para todos?

Escrever um e-mail formal que seja simples e eficiente não é uma tarefa fácil, mas é fundamental para dar mais produtividade e evitar desencontros de informações.

Para isso, separamos algumas dicas importantes para levar em consideração antes de clicar no enviar.

Confira e veja como escrever um e-mail formal com qualidade:

  1. Tente ao máximo ser claro e objetivo

Por mais que você precise passar muitas informações em um e-mail, para ter uma comunicação assertiva é fundamental ser claro e objetivo.

Na maioria das vezes um texto muito longo e complicado torna-se cansativo e entediante. Ninguém vai chegar até o final.

Para ajudar a escrever o e-mail de forma clara, veja essas dicas:
  • Organize o conteúdo em tópicos, isso facilita a leitura dinâmica;
  • Não enrole: Coloque as informações mais importantes no início do texto;
  • Informe o que interessa no Assunto. Não seja genérico, pois você corre o risco de ninguém abrir seu e-mail;
  • Trabalhe com hiperlinks para termos que necessitem de explicações, se o leitor quiser saber mais detalhes ele vai em busca da informação.
  1. Seja simpático e cordial

É muito importante, tentar ao máximo, ser simpático e cordial ao tentar se comunicar, seja com seu cliente ou seu gerente. Afinal, todos merecem respeito.

Ao redigir um e-mail você pode ter vários graus de formalidade, isso varia da empresa e do nível de intimidade que você possui com o destinatário. Em alguns casos é possível que você se comunique com um novo cliente de maneira mais formal, porém sendo simpático e próximo.

Lembre-se que por e-mail o destinatário não verá ou ouvirá o remetente, portanto, é preciso tomar cuidado com palavras ou expressões que possam ser interpretadas de maneiras diferentes.

Como ser cordial no e-mail:
  • Personalize suas mensagens e procure evitar respostas prontas ou automáticas;
  • Nunca envie qualquer tipo de e-mail em cópia oculta (Cco);
  • Não esqueça da saudação: “Olá Fulano, bom dia! Segue a proposta comercial solicitada...”.

 Exemplo de como escrever um e-mail formal

  1. Não exagere na formalidade e faça o destinatário sentir-se importante

Você não é um robô, tenha a consciência que tudo em exagero é ruim, e muita formalidade pode soar forçado e extremamente desagradável.

Pense em passar sua mensagem de forma simples e agradável, e não com uma série de palavras difíceis, que formam frases complexas e sem o menor sentido provocando o desinteresse.

Procure meios ou formas de escrever sua mensagem para que o destinatário saiba que a resposta dele é importante para você e, com isso, ele também se sinta importante por ter recebido sua mensagem.
  1. Ortografia

Parece meio óbvio, mas esse é um problema ainda comum nos e-mails corporativos. Portanto, é fundamental antes de enviar qualquer e-mail uma revisão ortográfica.

Algumas vezes, por confiar demais nos seus conhecimentos da língua portuguesa, você poderá entrar em situações desagradáveis e embaraçosas.

Para evitar esse tipo de problema e não cometer uma gafe, veja as dicas:
  • Leia o corpo da mensagem pelo menos duas vezes antes de enviar;
  • Caso tenha dúvida em alguma frase ou palavra, peça ajuda a um colega de trabalho ou pesquise na internet;
  • Procure sempre ler, a melhor forma de escrever corretamente é através do hábito da leitura;
  • Tente se atualizar a respeito nas novas normas da língua portuguesa.
  1. Abreviações e caixa alta

Com a necessidade do envio de informações de maneira cada vez mais rápida, muitas vezes cometemos erros básicos.

Vc”, “ñ”, “q”, e qualquer outro tipo de abreviação no texto corrido de um e-mail profissional devem ser evitados, sejam eles enviados a um superior ou cliente e até mesmo a um colega de trabalho.

O uso da caixa alta também é um grande e comum problema. É totalmente desagradável, desnecessário e pode soar até mesmo desrespeitoso.

Afinal, ESCREVER ASSIM DÁ A IMPRESSÃO QUE VOCÊ ESTÁ GRITANDO. Não é mesmo?
  1. Use os pontos de exclamação com moderação!!!!

Se você quiser dar ênfase em alguma frase, utilize apenas um ponto de exclamação no final. A não ser que você seja uma criança de 12 anos feliz com o ingresso do show da Hannah Montana.
  • Nem toda a frase precisa terminar com o ponto de exclamação, o ponto final vai bem na maioria dos casos;
  • Não utilize mais de um ponto de exclamação em uma única mensagem (não é em uma única frase, é em uma única mensagem);
  • Não existe espaçamento antes de qualquer pontuação:
Certo: Eu tenho um ingresso para o show da Hannah Montana!

Errado: Eu tenho um ingresso para o show da Hannah Montana !!!

Aproveite essas dicas e comunique-se de uma forma melhor com seus clientes e colegas de trabalho. Afinal, a boa comunicação é fundamental para tudo e se fazer entender deixa tudo mais fácil e produtivo.

Conhece mais dicas? Deixe seu comentário!
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