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Gestão de tempo:conheça 8 dicas para se organizar e ter mais tempo no trabalho

A gestão de tempo é uma das preocupações mais pertinentes para profissionais atualmente. Encontrar hora para poder fazer tudo o que se precisa está cada vez mais difícil. Nessa hora, a organização é fundamental para que o profissional tenha mais tempo dedicado às suas funções.

Preparamos 8 dicas para que você tenha uma gestão de tempo mais eficiente e saiba em que ponto está desperdiçando esforços. Assim, você poderá se organizar e obter melhores resultados. Confira!

1. Faça um planejamento das suas atividades

Ter mais tempo no trabalho vai exigir disciplina e uma postura mais rigorosa com seus compromissos profissionais. O primeiro ponto para você se organizar e ganhar esse tempo é planejar todas as suas atividades. O ideal é que esse planejamento seja feito no final do expediente, com vistas ao dia seguinte.

Liste todas as coisas que você precisa fazer, do e-mail que deve mandar até a consolidação de um relatório. E seja realista: não acumule atividades em um curto espaço de tempo para que você não se sobrecarregue nem seja obrigado a adiar uma delas. Isso compromete o resultado atrapalha a sua agenda — e esse não é o objetivo.

Crie metas e revise diariamente se você está cumprindo o que definiu. Outra questão importante para sua organização: coloque um ponto final no dia. A jornada de trabalho tem hora para começar e terminar.

2. Organize o local de trabalho

A sua mesa diz muito sobre seu método de trabalho. A organização do ambiente facilita o início do dia e o seu desempenho. Deixe tudo o que você precisa à mão.

Papéis devem ter solução rápida, então não deixe acumular comunicados, relatórios e pastas. Deixar sua mesa em ordem fará com que você perca menos tempo ao longo do expediente.

Considere seu computador como seu local de trabalho também. Deixe a página inicial bem organizada em pastas. Arquivos soltos só vão fazer você perder tempo à procura de algo, mesmo que você use o sistema de busca do computador.

3. Liste suas prioridades

Essa tarefa é determinante para que seu dia seja proveitoso. Ao definir o que deve ser feito primeiro, você consegue se concentrar e usar seus esforços sem dispersar.

A lista deve ser feita diariamente, antes mesmo de começar o trabalho, baseado no planejamento que você definiu anteriormente. Ao final, veja o que foi cumprido e o que precisa ser continuado no dia seguinte.

Você pode definir uma escala de prioridade. Por exemplo, tarefas urgentes, importantes e da rotina de trabalho. Assim, você sabe em que investir seu tempo com mais foco e qualidade.

Gestão de tempo: 8 dicas para se organizar e ter mais tempo no trabalho

4. Use a tecnologia

Seu smartphone pode ser um forte aliado na busca pela otimização do seu tempo de trabalho. Utilize ao máximo a tecnologia para tirar o melhor proveito dela.

Agendas unificadas, apps que controlam o tempo dedicado a cada projeto, lembretes de tarefas, to-do lists… Há uma infinidade de soluções prontas para te ajudar. Pesquise a melhor alternativa para você, aquela que mais se encaixa nas suas necessidades e comece a usá-la. Confira aqui 6 ferramentas para ser ainda mais produtivo!

5. Controle sua dispersão

As redes sociais já estão entre as principais causas de perda de tempo no trabalho e até nos momentos de lazer. Você sabe quanto tempo fica navegando pelos seus feeds? Curtindo, compartilhando, comentando os posts de seus amigos? O tempo escorre na tela do celular e você nem percebe. Quando se dá conta, suas tarefas estão comprometidas. Portanto, você precisa manter uma disciplina.

A dica é não fazer login de suas redes sociais no navegador de trabalho. Deixe apenas conectadas no celular. Quando tiver que se concentrar, desligue as notificações ou deixe o celular no silencioso.

Para os heavy users de redes sociais, uma dica é usar o Moment, aplicativo que permite que você determine por quanto tempo poderá usar esses canais. Ao chegar ao limite determinado, ele te avisa. Está disponível para iOS. Para usuários Android, a opção é o Focus Lock.

Não use seu navegador na conta pessoal. Assim, seus favoritos não estarão à disposição durante o trabalho. A mesma coisa vale para a conta de e-mail. Acesse uma vez por dia apenas e concentre-se na conta profissional.

6. Delegue funções

Quem acumula tarefas e funções, certamente perderá tempo. A melhor forma de estar à frente de algum projeto é saber delegar. Assim, você terá mais tempo para dedicar às suas funções. Conhecer bem o perfil das pessoas que trabalham contigo é fundamental para poder delegar, pois de nada adianta passar uma tarefa para alguém que não vai dar conta de fazer a tempo e com qualidade.

Tarefas delegadas dão a você mais tempo para se concentrar naquilo que é mais importante. Você terá condições de analisar os resultados com distanciamento e com calma.

7. Diga não

Quando você começa a aceitar várias tarefas simultâneas, perde o controle e seu tempo fica mal aproveitado. Será difícil encontrar uma maneira de encaixar o excesso de atividades no seu período de trabalho.

Enquanto suas ações se acumulam, você perde em produtividade e qualidade. O resultado dificilmente será tão bom quanto uma entrega em que o tempo dedicado a ela tenha sido mais direcionado, sem dispersões.

Analise bem o que você já tem pela frente antes de pedir ou aceitar novas tarefas. Meça o esforço que deverá dedicar a cada uma delas e se o resultado será bom. Se a resposta for negativa, prefira ficar com menos tarefas, mas que serão entregues com resultados de melhor qualidade e no prazo certo. Seu tempo será mais bem aproveitado.

8. Não se esqueça das pausas

Parece um contrassenso indicar uma pausa para você ter mais tempo no trabalho, mas essa parada é providencial. Em vários casos, nos concentramos tanto em determinada tarefa que ficamos travados em alguma etapa, sem encontrar solução.

Enquanto ficamos revisando processos e números, o tempo vai passando. Uma pausa ajuda a arejar as ideias, desviar o foco e relaxar a mente. Assim, quando você voltar à tarefa, poderá enxergar soluções mais rapidamente com a cabeça mais leve.

A pausa é importante também para recuperar o raciocínio e a clareza das ideias. Tenha isso em mente: quinze minutos bastam para que você descanse o cérebro. Saia do seu lugar de trabalho, vá fazer um lanche, tomar um café, fazer uma caminhada… Seu tempo será mais bem aproveitado na volta, pode apostar.

E então? O que achou das nossas dicas para gestão de tempo? Vão te ajudar no seu trabalho? Compartilhe nas suas redes sociais e ajude outras pessoas! Saiba mais: Aprenda como conquistar uma promoção no trabalho!
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