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O que devo aprender no Excel para melhorar meu trabalho?

Muitos sentem arrepios só de ouvir falar o nome do programa Excel e tal reação acontece devido à falta de conhecimento sobre essa incrível ferramenta. A Microsoft - desenvolvedora do Excel - projetou o programa para descomplicar a vida de muitos profissionais que trabalham com planilhas de cálculos.

Porém, para que esses profissionais possam aproveitar todas as facilidades dessa ferramenta, é preciso conhecer seus comandos e como eles podem ajudar nas tarefas de rotina do trabalho.

Se desejar desfrutar de tudo que o programa tem para oferecer, esse post foi feito para você! Acompanhe nosso artigo e veja o que aprender no Excel!

Conhecendo as funções do Excel

Explicaremos abaixo algumas funções do programa que precisam ser bem conhecidas e dominadas pelos profissionais que trabalham com a ferramenta.

Criar tabelas

O Excel permite a criação de planilhas para que o usuário possa manter suas informações em ordem, de modo que possam encontrá-las rapidamente. Para facilitar o entendimento dos passos para criação de uma tabela, vamos imaginar uma situação hipotética - um profissional chamado Carlos precisará produzir uma planilha para organizar alguns dados enviados pelo seu chefe.

Nosso personagem recebeu um relatório com o total de horas trabalhadas dos vinte colaboradores de sua companhia. Como lançar esses dados no Excel? Ao abrir o programa, Carlos digitará na célula A1: colaboradores, e nas células A2 a A21 ele escreverá o nome de cada um dos funcionários. Para colocar a lista em ordem alfabética basta ele clicar em: classificar e filtrar, e escolher a opção: classificar do menor para o maior.

Agora na célula B1, Carlos teclará horas trabalhadas e em seguida nas células B2 a B21, adicionará o número de horas de cada profissional. Se desejar incluir outras informações como: setor, cargo exercido, etc., precisará adicionar outras colunas. Pronto! Nosso profissional criou sua primeira planilha no Excel.

O que devo aprender no excel para melhorar meu trabalho

Soma

Após incluir todas as informações nas planilhas, Carlos precisa somar todas as horas trabalhadas. Para isso, usará a função: Soma. Na célula A22 digitará: total e na célula B22 teclará a seguinte fórmula: =SOMA (B2: B21). Através desse comando, o Excel dará o resultado da soma dos valores da coluna.

Digamos que Carlos deseje somar intervalos de células, por exemplo. O número de horas trabalhadas pelos colaboradores lotados no setor de RH – células B5 a B10 - e da área de contabilidade – células B14 a B17 - serão adicionadas na seguinte fórmula: SOMA (B5: B10; B14: B17), obtendo o resultado que almeja.

Além desse método, existe o recurso AutoSoma, que agiliza o resultado dos valores. Por exemplo, Carlos quer o resultado da soma das horas dos colaboradores com a letra E – células B8 a B11. Ele precisa selecionar essas células e clicar nas guias Página inicial, daí pressionar AutoSoma > Soma  e em seguida teclar Enter.

Se o objetivo é usar outra operação, como subtração, multiplicação ou divisão, o modelo é o mesmo. Apenas substitua o termo Soma pela operação que deseja fazer.

Média

Outro pedido de seu chefe foi que Carlos calculasse a média de horas trabalhadas por cada setor da companhia. Como ele vai fazer isso? Calcular média de valores é muito simples. Voltemos ao exemplo do subtítulo anterior, em que Carlos isolou os valores de horas trabalhadas pela equipe de RH – células B5 a B10. Dessa vez, a fórmula será: MÉDIA (B5: B10). Simples, não acha?

Pensemos em outra situação: o diretor da empresa solicitou a Carlos que calculasse a média de tempo gasto em trabalho dos chefes de setor da instituição. Para reconhecer na planilha esses gestores, Carlos colocou seus nomes em negrito. Porém, eles não estão em uma sequência de células, mas nesta ordem – células B2, B6, B12, B17 e B20. O que fazer? A fórmula ficará assim: MÉDIA (B2, [B6], [B12], [B17], [B20]).

Função SE

Carlos quer incluir uma coluna que automaticamente indique qual dos colaboradores estão trabalhando abaixo ou acima da média de horas exigidas pela empresa. Neste caso, o recurso utilizado será a função SE.

A Fórmula é essa: =SE (condição; valor “se verdadeiro”; valor “se não”). Então ele digitará: =SE (B2<=8; “abaixo da média”; “acima da média”). Sendo assim, caso o colaborador que está na célula B2 trabalhou menos de 8 horas por dia, aparecerá a informação – abaixo da média. Se labutou mais que 8 horas, a mensagem será – acima da média.

Valores máximos e mínimos

A próxima tarefa é saber qual funcionário trabalhou mais e qual dedicou menos horas ao ofício. Fazer esse cálculo é muito fácil, Carlos precisará apenas teclar: =MÁXIMO (B2: B21) ou =MÍNIMO (B2: B21). De maneira simples, foi finalizada esta tarefa!

Gráficos

A diretoria enviou e e-mail para Carlos pedindo que os resultados obtidos sejam representados em gráficos para serem analisados em uma reunião mensal da alta administração. Será que é possível montar gráficos no Excel? Com certeza!

O primeiro passo é selecionar todos os dados que serão incluídos no gráfico. Em seguida, é preciso clicar na guia Inserir, no grupo Gráficos. Daí, aparecerão vários modelos para escolher.

Caso queira alterar o gráfico, basta clicar nas guias Design, Formato e Layout. Após a definição, o Excel irá inserir todas as informações selecionadas.

Utilizando as ferramentas do Excel em sua empresa

Neste artigo, não é possível abranger todas as ferramentas do Excel pois o programa possui inúmeras outras funções como: texto, pesquisa, referência, informação, financeira, compatibilidade e etc. Porém, as que foram explanadas nos subtítulos anteriores demonstram como esse programa é eficiente para otimizar os processos de uma empresa.

Em vista disso, muitos profissionais investem em cursos de qualificação para o Excel e, assim, aprofundam-se nas diversas ferramentas do programa com o objetivo de melhorar sua forma de trabalhar.

Nesses cursos, é possível aprender na prática o programa e o aluno consegue uma total imersão no conhecimento sobre Excel. O que acha de começar agora a utilizar tudo que essa ferramenta tem de melhor?

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