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Aprenda 6 dicas rápidas e práticas sobre o Microsoft Excel

Poucos softwares podem ser considerados tão versáteis como o Microsoft Excel. Bem conhecido por boa parte do público, acaba representando uma barreira para muitos profissionais que não conhecem todas as suas possibilidades.

Só que o Excel não é tão difícil de utilizar: sabendo como aproveitar todos os benefícios que ele pode trazer para o seu fluxo de trabalho, é possível ganhar em produtividade e otimização de tempo.

Veja a seguir 6 dicas rápidas e práticas para o Microsoft Excel:

1. Filtros

Depois de inserir muitos dados em uma planilha, tudo pode parecer um pouco confuso, não é? Usando a ferramenta de filtro do Excel, você consegue destacar apenas os tipos de informação que necessita, ocultando o resto. Na planilha você deve ter os dados dispostos em linhas e colunas. A primeira linha (cabeçalho) deverá conter os títulos das colunas com os dados.

Para fazer a filtragem, basta clicar dentro do intervalo de dados, seguir até a guia Dados e escolher Filtro. Nas células de cabeçalho de cada coluna, use os botões de filtragem para determinar quais dados quer exibir e quais quer ocultar, além de poder classificar a lista em ordem ascendente ou descendente. Quando quiser voltar para a visualização normal, basta clicar em Limpar, na guia Dados.

2. Converter linha para coluna

Pode ser que, na metade do seu trabalho, você tenha notado que faz mais sentido distribuir certos dados em forma de coluna em vez de linha. Só que você não precisa apagar e inserir todos os dados novamente: basta copiar tudo, mover o cursor para o local onde quer inserir as informações e escolher Transpor dentro das Opções de Colagem acessadas pelo botão direito do mouse, opção Colar especial.

A disposição da tabela copiada será invertida, transformando colunas em linhas e vice-versa.

3. Criar gráficos

O Excel é um programa poderoso que não só permite a inserção de dados como também ajuda a exibi-los de formas diferentes. A principal delas são os gráficos.

Para criar um com base nos dados que você inseriu na planilha basta seguir até a guia Inserir e considerar as opções de gráficos. Existem botões para os tipos mais comuns, como gráfico de colunas, barras, linhas, pizza, entre outros.

O Excel conta ainda com a opção de gráficos recomendados, em que o programa analisa o tipo de dados que existe na sua planilha e escolhe um tipo de gráfico apropriado.

4. Acesso Rápido

Os programas do Microsoft Office possuem uma barra de atalhos no topo da tela, chamada de Acesso Rápido.

O Excel também conta com este recurso, onde é possível adicionar funções customizadas, que se encaixem ao seu fluxo de trabalho. Para personalizá-la, basta clicar na seta e escolher as funções.

Caso a que você queira não esteja nesta lista, basta clicar em Mais comandos. Na janela que abrir, você terá acesso a todas as ferramentas do Excel que podem ser adicionadas à barra.

5. Autocorreção

Você pode acelerar bastante o processo de inserção de dados ao usar as possibilidades da ferramenta Autocorreção, do Excel. Nela, você configura uma palavra ou combinação de letras que automaticamente se transforme no termo que preferir.

Isso é valioso para se escrever nomes muito complexos ou complicados, tornando desnecessário ficar conferindo a grafia toda vez. O recurso serve também para rapidamente corrigir erros de ortografia e gramática.

6. Guias coloridas

O Excel permite a criação de novas guias dentro de um mesmo arquivo, o que permite melhor organização ao condensar tudo em um só lugar. Mas você sabia que pode designar cores diferentes para cada uma? Basta clicar com o botão direito na escolhida e escolher Cor da Guia.

O nome da planilha ficará colorido com a opção designada, facilitando em muito a sua organização e otimizando seu tempo quando precisar encontrar os dados certos em meio a muitas guias.

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